上个月底做季度复盘时，财务老刘突然在会上甩出一张截图：同样是A4打印纸，我们三个月前从‘宏远办公’采购是每箱185元，上上周下单却变成了203元——贵了整整18块。更奇怪的是，系统里压根没这个‘宏远办公’的供应商档案。

“这名字听着就虚。”老刘皱着眉，“咱们合作过的应该是‘宏源文具’才对。”

大家面面相觑。采购小林翻了半天订单记录，才发现那笔203元的货，其实是通过一个叫‘鑫联集采’的中间商下的单。而‘鑫联集采’又转手找了‘宏源’拿货，加了层价再卖给我们。这事没人报备，流程走的是常规耗材审批，金额也没超阈值，就这么悄无声息地过了关。

这已经不是第一次了。之前IT部门买U盘、行政领签字笔，都出现过类似情况：明明是同样的东西，不同时间价格浮动大得离谱，供应商名字还总变样。有人说是市场波动，可波动哪有这么巧，每次涨完不久就换家公司出货？

我们开始怀疑，有些采购员为了省事，或者图点返点，悄悄绕开了主供应商名单，用‘马甲公司’走流程。但问题在于，现有的OA系统只能按固定字段填供应商名称，没法自动识别‘宏远’和‘宏源’是不是同一家，更别说判断‘鑫联集采’这种皮包公司是不是中间加价商了。

直到行政部的小陈提了个主意：要不，咱们做个‘活的比价表’？

她以前在上家公司用过一个叫蓝点通用管理系统的工具，说是能自己搭表，还能让数据‘互相说话’。她花了一个周末，在系统里建了三张表：一张是主供应商库，带营业执照扫描件和历史报价；一张是采购需求池，谁要买东西先往里填；第三张是比价看板，自动抓取电商平台实时价、历史成交价，甚至能根据关键词模糊匹配供应商，比如输入‘宏*办公’，就把所有相似名字的供货记录全列出来。

最狠的是，她设了个规则：只要新订单的单价比历史均价高出8%，或者供应商不在主库名单里，系统就会自动冻结审批，并弹出红色预警，抄送给财务和部门主管。

上线第一周就抓出三笔异常订单。有一笔硒鼓采购，报价比京东自营贵了37%，供应商写着‘迅捷数码’，系统一查，法人和另一家已被拉黑的公司是同一人。还有次，某部门急着要买投影仪，想走特批，结果系统比价发现，隔壁分公司上周刚以低15%的价格从主供应商那儿拿过同款，直接推送了链接过去，省了两千多。

现在，这张比价表已经成了采购流程的‘守门员’。它不禁止灵活采购，但要求每一分钱都经得起追问。小林后来私下说，其实她也知道有些中间商加价不合理，但以前流程卡不住，领导批了就得办。现在不一样了，系统替人挡了枪，反而让她工作轻松了。

前几天，保洁王阿姨来问能不能把她的清洁剂采购也接进这个表。她说：“我那本手写台账翻来翻去太费劲，要是也能自动提醒啥时候该补货、哪家便宜，我就不用老记错了。”

我们笑着答应了。毕竟，一张会思考的表格，本来就不该只关在采购部的文件夹里。