上个月底，行政小林差点被财务叫去谈话。

不是因为账对不上，而是因为——有三个人的年假余额显示为负数。其中一个还是部门主管，系统里写着‘已使用38天年假’，可公司规定一年才15天。

‘我根本没休那么多！’那位主管当场就急了。小林翻遍了OA里的审批记录、邮件抄送、微信截图，最后在一个Excel文件夹里找到了原始登记表——一张命名是‘请假汇总-最终版-别改了-2024’的表格。

问题是，这张表有两个版本。一个在共享盘，一个在小林自己电脑里，而HR每月导入系统的数据，用的是三个月前的老模板。

我们公司不算大，两百来人，但部门多、职级复杂，年假规则也五花八门：入职满一年15天，管理层额外+5，产假调休假单独计，调休过期作废……光是计算逻辑，就够写个小手册。可一直以来，全靠人工填表、手动核对、月底发邮件提醒。

结果就是，有人休了没人记，有人记了算错，更别说临时调班、病假冲抵这些特殊情况。每次一到季度末，行政和HR就得通宵对数据，还得挨个打电话确认‘你到底休了几天？’

小林后来跟我说，最离谱的一次，有个员工离职结算，发现公司倒欠他9天假期工资。老板听了脸都绿了。

真正开始改变，是因为一次偶然。

那天小林在茶水间抱怨，技术部的小王随口说：‘你们怎么不用蓝点啊？我们项目组早就不用Excel管任务了，所有流程自己搭，连请假都能设规则。’

小林一开始不信，‘还能管请假？’

小王当场打开电脑演示。首页是个叫‘人事事务中心’的模块，点进去能看到全公司每个人的假期余额，颜色区分：绿色正常，黄色临近上限，红色超支预警。点击某个人，弹出他的假期类型、已使用、剩余、最近申请记录，还能追溯审批链。

最让小林震惊的是——系统能自动计算。比如新员工入职满3个月，年假额度自动从0变成5天；如果当月请了两天病假，系统会判断是否触发‘不扣年假’规则；调休过期那天，第二天早上8点自动清零，同时发提醒给本人和直属领导。

而且，整个系统没人统一部署，是各部门自己搭的。销售部管客户跟进，生产组管设备巡检，人事这边管考勤和假期，互不干扰，数据却能打通。

小林回去试了试，发现连她担心的‘特殊岗位’也能处理。比如夜班保安轮休，原本排班混乱，现在直接建了个‘倒班管理’表单，绑定打卡数据，自动计算可调休时长，谁休了多少一目了然。

她还悄悄加了个‘年假使用趋势图’，发现每到6月和11月都会出现集中休假高峰。她提前跟部门沟通，避免了之前‘半层楼没人’的尴尬。

现在，HR再也不用月底催表。系统每天凌晨自动同步打卡、审批、人事变动数据，生成一份‘假期动态日报’，推送给相关负责人。超限申请直接卡在审批流里，必须备注原因并由副总以上批准才能通过。

前几天，那个曾‘休了38天’的主管特意路过行政台，笑着说：‘我刚查了，今年还剩7天，准备带孩子去三亚——这次系统记得清清楚楚，跑不了。’

小林把那张‘最终版-别改了’的Excel删了。回收站里躺了好几个类似的文件，她没再恢复。有些混乱，一旦被规则和自动化接手，就不该再回头。