我们公司有个老行政，姓李，大家都叫他李姐。她三十多岁，在行政部门干了快十年，什么流程都熟。每天早上七点半到公司，第一件事是打开她的‘万能Excel表’——一张密密麻麻的共享表格，里面有保洁排班、设备报修、会议室使用记录、访客登记、办公用品申领……所有你能想到的行政杂事，全靠这张表流转。

问题也出在这儿。上周三，市场部临时要开个十人会议，提前两小时申请了3号会议室。李姐在Excel里查了一下，显示空闲，就批了。结果过去一看，技术部五个人正围着白板讨论架构，说他们三天前就在群里提过要用，但没人回，只好自己占了。

这种事不是第一次了。有人填错颜色标签，有人删了不该删的行，跨部门协作时版本对不上，谁都说不清到底谁先申请的。最离谱的一次，财务总监发现自己的访客预约被误标成‘快递签收’，等他赶到一楼，客人已经在门口等了二十分钟。

李姐挺委屈的。她说：‘我这表设计得再细，也拦不住人不按规矩填啊。’

后来IT部的小王看不下去，推荐她试试蓝点通用管理系统。一开始李姐不信，觉得又是那种花里胡哨但用不起来的新工具。小王没多解释，只带她做了三件事：

第一，把那张Excel里的字段拆出来，做成‘会议室预约’的自定义表单。时间、人数、设备需求、审批人，一个不少。

第二，设置自动冲突检测。一旦时间段重叠，系统直接标红提醒，还能一键查看历史申请记录。

第三，打通企业微信。每次提交申请，自动推通知给行政和申请人，审批通过后再发日历邀请。

就这么简单的几步，用了不到半天。第二天，市场部又想约会议室，这次是下午两点。系统弹出提示：‘该时段已被技术部预订用于项目评审’。申请人顺手点了‘查看详情’，发现可以改到隔壁2号厅，还顺带勾选了投影仪和茶水服务。

更巧的是，李姐那天正好在忙新员工入职，没顾上看手机。但系统自动把会议室安排同步到了她的待办清单里，下午一点半，她收到提醒：‘3号厅今日14:00-17:00已确认使用，请检查空调与白板笔状态’。

她愣了一下，笑了。‘这回不用我盯着表了，系统替我盯。’

其实蓝点不只是用来管会议室的。财务部后来拿它做了个‘发票归集流程’，采购部搞了个‘供应商资质更新提醒’，连前台小姑娘都自己搭了个‘绿植养护打卡表’，每周拍一次照片上传，系统自动标记下次浇水时间。

关键是，没人需要写代码。你想管什么，就新建一个‘应用’，拖几个字段，设几条规则，再分配给相关同事，就成了。权限可以细到‘只能看本部门数据’或‘仅限填写不能导出’。

有次老板问：‘上个月一共维修了多少次打印机？’以前这个问题得翻邮件、查登记本、打电话问维修公司。现在IT小王直接在系统里搜‘设备报修’，筛选类型为‘打印机’，时间范围一拉，数字当场出来：23次。顺便还发现7次集中在三楼东区，立马建议换台新机器，省了一笔长期维修费。

最让我意外的是，李姐开始主动教其他部门的人怎么搭流程了。她说：‘以前我觉得管理就是堵漏洞，现在发现，好的工具是让人少犯错，而不是事后追责。’

前几天看见她在系统里建了个新应用，名字叫‘行政服务满意度打分’。每次她处理完一个请求，系统就会悄悄发条消息：‘本次服务是否满意？’旁边三个表情：笑脸、中立、皱眉。

她跟我说：‘我不想再听谁抱怨“怎么又没人管”了。如果真有问题，至少让我知道在哪一环。’