小张是公司里最普通的行政专员，每天的工作清单长得像超市小票：订会议室、发通知、收发票、管钥匙、登记访客、盘点物资……以前他靠一个Excel表加一支笔打天下，后来发现光靠勤快不够用了。

上个月，市场部临时要办一场客户沙龙，场地、茶歇、投影、签到台全得协调。小张翻出他的‘万能排期表’，结果发现会议室那一栏已经被标得五颜六色，连午休时间都排满了。更麻烦的是，财务说报销必须附上签到表和费用明细，而这两样东西还躺在不同人的邮箱里。

那天晚上，他没走。不是加班，是自己在琢磨怎么把这一堆事理顺。

其实半年前，IT部推荐过一套‘通用管理系统’，说是能让非技术人员自己搭应用。小张当时听了觉得玄乎——我又不是程序员，还能自己做软件？但那次会议冲突之后，他决定试试。

他先从最头疼的会议室预定开始。在系统里新建了一个‘会议室调度模块’，拖拽字段加了时间、使用部门、负责人、设备需求这些选项，再设置一个自动查重规则：同一时段不能重复预约。最让他惊喜的是，还能绑定企业微信，预约成功直接推提醒。

做完这个，他顺手把访客登记也搬了进去。现在外部人员来访，前台扫码填信息，系统自动生成访客码，同时通知被访人。保安大叔说：“再也不用蹲在门口翻本子了。”

真正让部门同事改观的，是那个“临时任务追踪表”。以前谁领了活，全靠脑子记或者口头传。有一次培训资料没打印，培训师到了才发现，最后还是小张用自己的打印机救的场。现在，每个临时任务创建后会自动分配责任人、截止时间，并在到期前一天发提醒。有人笑称这是“行政界的钉钉”，但没人再抱怨信息断层了。

最意外的收获，是他用这个系统搭了个‘行政服务积分榜’。每次部门提交需求并完成闭环，系统自动记录响应时长和服务评分。月底一看，行政部门居然在内部满意度调查中冲进了前三。老板开会点名说：“没想到行政也能做出数据价值。”

其实小张也没做什么惊天动地的事。他只是把原来散落在Excel、纸质单、微信群里的流程，一个个搬进了一个可以自定义的框架里。没有买新软件，没有申请预算，甚至没让IT写一行代码。

最近他还在研究能不能把办公用品申领做成‘虚拟货架’，员工点一下就能下单，库存自动扣减，月底直接对接财务。他说这叫‘让行政工作少跑腿，多动脑’。

有天下午，隔壁公司的行政来交流经验，问他：“你们是不是请了外包团队做数字化？”

小张笑了笑：“没有，就是用了个能自己动手的工具。你想改流程，不用等开发，自己拖两下就行。”

那人追问：“叫什么系统？”

“蓝点通用管理系统，”小张说，“名字不起眼，但挺顺手。”

后来听说，那家公司也开始试用了。