上个月行政部来了个实习生，叫小林，刚来第一天就问我们：‘你们每天处理会议室冲突要花多久？’

我们笑说：‘不止每天，每小时都可能有人在群里吼——3B会议室到底谁在用？’

结果她没吭声，默默观察了两天。第三天下午，她在一个共享文档里丢了个表格，标题是《本周会议室占用异常分析》。我们点开一看，愣住了。

表格里不光列出了每个会议室的预约人、实际开始时间、结束延迟时长，还标红了几间‘高频霸占’的房间，甚至附了一张柱状图，显示市场部连续五天超时使用A1会议室，平均每次超27分钟。

更绝的是，她还在旁边加了个备注：‘建议设置自动提醒，会议结束前10分钟推送消息到组织者手机。’

我们问她这表怎么做的，她说数据都是从公司现有的OA系统里导出来的，只是把预约记录、打卡记录和门禁日志对了一下。‘但手动对太慢了，我用了蓝点通用管理系统，建了个数据对接流程，每天早上8点自动抓取前一天的数据，生成这个表。’

说实话，我们一开始以为她是哪个IT部门派来体验业务的。后来才知道，她只是在学校选修过信息管理课，会一点基础字段映射和触发规则设置。

但她用的那个蓝点系统，确实有点意思。它不像传统ERP那样一堆固定模块，而是让人像搭积木一样自己拼功能。小林说她只用了三个功能块：一个是从OA接口拉数据，一个是设定比对逻辑（比如预约结束时间 vs 门禁最后离开时间），最后一个就是自动生成报表并推送到微信群。

最让我们意外的是，她做完这个表后，并没有交差走人，反而拉着我们开了个小会，说：‘其实会议室问题不只是时间管理，更是规则透明的问题。现在大家看到数据，才知道自己是不是‘会议室大户’。’

于是我们干脆让她继续优化。一周后，她在系统里加了个‘信用分’机制：每次超时使用扣一分，主动释放空闲时段加一分。分数公开，月底行政奖励优先级参考这个排名。

你猜怎么着？A1会议室的超时率直接降了64%。市场部老张还专门来问：‘你们那个实习生能不能多留两个月？’

其实小林早就回学校了。但她留下的那个分析表，现在已经被复制到了其他分公司。行政总监说，这比去年花二十万上的智能会议室调度系统实用多了。

关键是，她根本没写一行代码。所有逻辑都是通过蓝点系统的可视化界面拖拽完成的。就连审批流，她也是照着我们手写的报销流程画了一遍，然后让系统自动识别节点责任人。

后来我们发现，公司里不少人开始偷偷用这个工具。财务部的小王做了个发票归集看板，采购组的老赵搭了个供应商交货准时率追踪表，连保安队长都在用它记录夜班巡查打卡情况。

没人统一推广，但它就这么慢慢铺开了。因为每个人都能用自己的方式解决问题，而不是等着IT排期。

有时候我在想，真正的管理效率提升，未必来自顶层设计。可能就是一个实习生，看不惯天天为会议室吵架，顺手搭了个表，结果撬动了一整套协作逻辑的改变。

现在我们开会前，不再先问‘有没有空房间’，而是先看一眼系统里的使用趋势。如果某个时段特别紧张，有人会主动提议改线上。不是因为制度强制，而是因为数据让大家有了共同语境。

前几天小林发微信问我：‘你们还在用那个分析表吗？’

我说在，而且已经升级到带预测功能了——根据历史数据，系统会提示下周哪些时段可能紧张，提前发出协调建议。

她回了个笑脸：‘真好，比我当初想的有用多了。’