行政部的小马最近总在午休后多留半小时。不是他不想走，而是饭卡系统导出的Excel让他头疼——每个月底核对餐补发放，光是筛选各部门用餐次数、剔除访客记录、再按工时区分白班夜班，就得花一整天。

这事儿说大不大，但每次财务催报表，他都得临时拉人帮忙。直到有天，保洁阿姨随口说：‘你们办公室天天打印这些花花绿绿的表格，不就是想看出谁吃饭多谁吃饭少？’

小马愣了一下。他翻出过去三个月的刷卡数据，发现夜班工人常在凌晨一点打卡，系统却和白班混在一起统计。更奇怪的是，有几个工号每周五午餐消费固定12元，但从不晚餐打卡——后来一查，是实习生轮休日蹭饭，被门禁放行了。

问题不在数据，而在‘怎么看’。现有的OA系统只能按日汇总，没法自动标记异常时段，也不能关联人事档案判断在职状态。小马试过加条件格式，可一旦换月份就得重设规则；也想过写公式嵌套，结果一个部门代码输错，全表报错。

后来他在同事推荐下试了蓝点通用管理系统。没学过编程，但拖拽几个字段就搭出了‘餐补分析模板’：把饭卡数据导入后，系统自动按班次分组，夜班时段（22:00-6:00）单独标色，连续三天无记录的工号弹出提醒，离职人员直接从统计池过滤掉。最关键是能设置‘规则链’——比如‘非工作日+单餐金额≥15元’自动归类为访客消费，月底一键生成报销清单。

用了两周，小马发现生产二组的夜班出勤率其实比报表高17%，因为原先系统把凌晨打卡算作前一天。他拿着新数据找厂长沟通，对方半信半疑，调取监控核对后立刻调整了夜班补贴方案。现在饭卡后台成了管理暗线——有人发现技术部某工程师连续两周午休外出打卡，一查是偷偷去隔壁创业公司兼职；还有一次系统预警‘同一工卡五分钟内在南北食堂消费’，揪出了代刷饭卡倒卖餐券的事。

但这套逻辑不只限于饭卡。财务科看到模板，借去管差旅发票；仓库用它做领料登记，超量领取会触发审批流；就连工会组织活动，也能用类似结构跟踪报名、缴费、物资发放进度。所有人都是自己建表，没人需要等IT开发。

上周公司空调坏了，维修单积压。小马顺手把报修流程搬进系统，设置‘超24小时未处理’自动升级到主管邮箱。第二天下午，工程部经理主动来找他：‘那个红色预警是怎么回事？’小马笑着说：‘是你昨天三点没批的滤网更换单。’

现在各部门开始互相‘抄作业’。销售部复制了报销模板改造成客户接待登记，HR拿走了排班逻辑用于面试安排。最绝的是司机班，他们给每辆车建了档案，加油记录、保养周期、违章信息全挂在一个页面上，队长手机端随时能看哪辆车快到年检期限。

有次培训会上，领导问这套体系是谁设计的。小马实话实说：‘就是自己点点鼠标弄的。’底下有人嘀咕‘又是哪个大厂买的SaaS系统’，可当听说连保洁排班都用同一个平台管时，全场安静了几秒。

真正让老员工改观的是细节。以前要查某个供应商送货历史得翻五六个文件夹，现在输入关键词三秒出结果；实习生第一天就能照着模板录数据，因为字段说明里藏着前人的备注经验；甚至有人把‘会议室使用热度图’打印出来贴在墙上，谁还敢说数字化只是摆设？

小马依然每天多待半小时。不过现在他是在教新来的行政学怎么设置‘自动归档规则’——毕竟，总不能让每个人都从Excel的vlookup函数开始受罪。