老秦在连锁餐饮公司管仓库已经八年了。别人觉得他整天跟瓶瓶罐罐打交道，枯燥得很，但他自己倒挺有成就感——尤其是最近，因为他做了一张‘临期调料预警单’，居然让整个后厨都开始主动问他要数据。

这事还得从上个月说起。那天中午，门店突然打来电话，说红油豆瓣酱味道不对，怀疑是过期了。老秦一查库存，心里咯噔一下：确实有一批去年9月进的货，保质期到今年3月，已经超期两个月。可系统里没提醒，他自己也没留意——毕竟调料种类多，光常用的一次性调料就有四十多种，更别说那些小众香料和复合酱料了。

那次之后，店长开了个内部会，点名说‘不能靠人记，得靠机制’。但公司用的进销存软件太老，临期提醒功能只能按整月设置，比如‘提前30天提醒’，可不同调料保质期差太多：花椒能放两年，蚝油只有九个月，鲜椒酱甚至只有120天。统一设提醒？要么天天弹窗，要么漏报成灾。

老秦一开始想手工做Excel表。列了几天，发现根本跟不上节奏——每次新进货、出库、调拨，都得手动改日期、重新计算剩余天数，还要判断是否进入‘临期区’（他们定义为到期前45天）。他试了两次就放弃了：‘不是不会算，是算不过来。’

后来他听行政小马提了一句，说最近在用一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是啥表都能自己搭。老秦半信半疑去试了试，结果三天就搞定了自己的‘临期调料预警表’。

他是这么设计的：先建了个‘调料档案’，把每种调料的名称、供应商、标准包装、常规保质期全录进去。然后每次进货时，新建一条‘入库记录’，选调料名称，自动带出保质期，再填进货日期和数量。系统就能自动算出到期日。

最关键的一步是，他设置了‘动态状态标签’：

• 距离到期还有46天以上 → ‘正常’
• 45到16天 → ‘临近关注’
• 15到6天 → ‘紧急处理’
• 5天以内 → ‘立即停用’

他还让系统每天早上9点自动发一次消息给他的企业微信，列出所有当天进入‘紧急处理’状态的条目。有一次，一批四川泡椒还剩12天到期，他一看库存还剩三瓶，立刻通知后厨优先使用，避免浪费。

更让他得意的是，这张表还能‘联动’。比如当某条记录变成‘立即停用’时，系统会自动冻结该批次的出库权限——领料人扫码时会收到提示：‘此批次已过期，禁止领取。’

有次财务来查损耗率，顺手导出这张表的数据，发现上季度因临期报废的调料金额下降了67%。后来区域经理来巡店，专门问这表是谁做的。老秦有点不好意思地说：‘就是自己搭了个小系统，不算啥技术。’

其实他知道，真正省事的不是那张表，而是那个能让他自由定义字段、规则和提醒方式的平台。比如他后来加了个‘替代建议’字段，录入某些调料快过期时，系统会推荐可用的菜品或替代表现相似的在库调料。有一次，一批八角只剩20天，系统提示‘适合用于卤水类菜品’，厨师长看了直点头：‘这比光写“快过期”有用多了。’

现在，隔壁两家分店也开始用他分享的模板。有人问他要不要加密码，他说：‘不用，反正谁都能改，但得按规矩来——改了字段得备注原因，不然下次对不上。’

前几天，新来的实习生想优化界面颜色，把‘紧急处理’从黄色改成红色。老秦看了一眼说：‘红得太吓人，后厨一忙容易忽略。黄的醒目又不刺眼，留着吧。’