办公室打印机又卡纸了。这已经是本周第三次。

小赵抱着一叠A4纸从储物间出来，一边走一边叹气。她不是打印员，也不是IT，但全公司上下谁都知道——找打印机、领文具、换硒鼓、报修设备这些事，得找行政小赵。

可最近，她有点扛不住了。

上个月财务对账，发现办公耗材采购额比去年同期高出47%。老板没多说，只让行政部写个说明。小赵翻报销单、查入库记录，越查越懵：明明每项支出都有签字，可就是对不上消耗量。

“谁拿了一箱A4纸，难道还能吃了？”她在茶水间嘀咕。

同事老刘听见了，笑着接话：“你别说，前两天保洁大姐跟我说，三楼卫生间卷纸没了，顺手从你们储物间拿了一刀，说是你同意的。”

小赵一愣：“我没同意啊。”

这才意识到，问题不在采购，而在‘流动’。

公司的耗材管理还停留在Excel时代。一张共享表格，列着几栏：品名、数量、领用人、日期。谁要用，自己填；谁要补，自己改。没人审批，没人核对，更没人追踪去向。

那张表，名义上是管理工具，实际上是个‘许愿池’——填了就等于领了，领了也不用还，月底盘点时才发现库存蒸发。

小赵决定动点真格的。

她试过加审批栏，结果大家嫌麻烦，干脆不填了；试过贴标签，给每个柜子编号，可三天后标签就掉了；甚至想过搞‘以旧换新’，拿空硒鼓换新的，可执行起来，谁来验、谁来记、谁来管？全是漏洞。

直到她在一次跨部门协作会上，听见技术部的小李提了一句：“我们组现在用一个叫蓝点的系统，流程能画出来，数据还能跟着流程走。”

小赵耳朵竖了起来。

会后她偷偷问了小李。原来这个系统不像传统OA那样死板，而是允许用户自己搭表单、画流程、设规则。比如一个‘领用申请’，可以设置必须选部门、填用途、上传照片，然后自动推给主管审批，批完才更新库存，最后还能生成一条带时间戳的记录。

最让她心动的是——流程可以画出来。

她说不清为什么，但看到那个拖拽式流程设计器时，脑子里突然清晰了：原来耗材的‘生命线’是可以被画出来的。

她当晚就注册了试用账号，开始搭自己的‘耗材管家’。

先建了几个基础表单：耗材清单、领用申请、报废登记、月度报表。然后，她把最常见的A4纸、硒鼓、订书机这些都录入系统，设好初始库存。

接下来是重点——设计流程。

她画了一条简单的线：员工提交申请 → 部门主管审批 → 行政确认出库 → 使用人签收 → 系统自动扣减库存。

但她没止步于此。她给高值耗材（比如彩色硒鼓）加了二级审批，要求必须上传旧件照片；给易损品设置了预警线，库存低于10%时自动发提醒；甚至给‘临时借用’开了个特殊通道，但必须在72小时内归还或转为正式领用，否则自动提醒管理员。

最妙的是，她把保洁、维修这些外包人员也纳入了系统。他们不能直接操作，但可以通过二维码扫码登记领取，后台自动关联到对应服务公司，月底对账一目了然。

系统上线第一周，就拦下了三笔异常申请：有人想一次性领5包墨盒，用途写“日常使用”；有人在非工作时间提交申请；还有人连续三天领A4纸，数量都刚好卡在免审批额度边缘。

小赵没声张，悄悄找了几个人聊了聊。有的是忘了还，有的是图省事多领备用，还有一个实话实说：“以前没人管，我以为多拿点也没事。”

两个月后，财务再次拉数据：耗材支出回落至正常水平，环比下降38%。老板在例会上表扬行政部“管理精细化”，小赵只是笑了笑，没提那套系统的事。

但她知道，真正的变化不止是省钱。

现在，新来的实习生第一次领便利贴，也会认真填写用途；部门主管在审批时会顺便问一句“是不是活动要用”；甚至连IT修完电脑，都会顺手在系统里登记更换的鼠标电池。

有一次，市场部的小张急着打印投标文件，发现硒鼓只剩最后一格。他刚想直接换，突然想起流程，于是先提交申请，拍了旧硒鼓照片，等审批通过才取出新品。事后他说：“反正也就两分钟，而且我挺喜欢那个‘咔哒’一声关上柜门的感觉——像完成了什么仪式。”

小赵后来在系统里加了个小功能：每次成功完成一次领用流程，页面角落就会悄悄弹出一朵小花，持续三秒，然后消失。

没人说过这事，但大家都心照不宣地等着那朵花出现。

管理，有时候不是堵漏洞，而是让人愿意走那条正确的路。