公司搬了新办公室后，行政部像是炸了锅。原本整齐的工位图全乱了套，销售部要靠窗，技术部嫌太吵，HR又想离茶水间近点。最头疼的是实习生——来了走、走了来，工位像在‘轮流转’，谁也记不清上周坐32号的是哪个部门的小张还是小周。

小周是这月第三批来的实习生，第一天报到就被领着在办公区绕了三圈。‘你先坐这儿，明天可能调，等正式员工回来再说。’行政小李递给他一张手写的纸条，上面潦草地写着‘B区-28’。第二天一早，小周发现桌上已经放了别人的东西，隔壁同事说：‘这个位置昨天就归运维组了。’

没人怪谁，但这种混乱每天都在发生。有人迟到是因为找不到工位，有人误删了共享文件夹，只因以为那是闲置电脑。行政部开始用Excel画平面图，可改一次就得重发十几个人，总有漏看的。后来用了在线协作文档，结果销售总监随手拖了个框，把整个研发区‘拖’进了会议室。

直到有人提了一句：‘能不能做个谁来了就自动分配空位，走了就释放的那种表？’

小李试了几款软件，不是太死板就是太复杂。有的系统要求先建组织架构，有的得让IT写接口。她一个学设计出身的行政专员，哪搞得定这些？

后来她在同事那儿听说有个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是不用编程，自己就能搭。她抱着试试看的心态注册了账号，首页就弹出一个‘工位管理模板’。

她照着提示导入了办公区平面图，然后给每个座位标上编号、区域、电源接口、网络端口，甚至是否带升降桌。接着她建了个‘人员在岗表’，关联了入职日期、部门、实习期限。最关键的一步是设了个规则：当新人入职且当前状态为‘待分配’时，系统自动筛选‘当前无人使用’且‘符合部门区域偏好’的工位，填入分配结果，同时更新座位状态。

更妙的是，她加了个二维码。打印出来贴在每个工位上，扫码就能看到‘当前归属’和‘预计释放时间’。保洁阿姨扫完就知道哪张桌子能彻底清理，IT也能提前准备设备回收。

上周，新来的实习生小陈一进门，手机收到一条消息：‘您的工位已分配：A区-15，靠近茶水间，有双电源接口。’他顺着指示过去，桌上还放着行政部准备的欢迎卡片和网线。

技术部老马开玩笑说：‘现在实习生比正式员工还有排面。’

其实系统也没多神秘。小李只是把原来散落在五张Excel、两个微信群和白板上的信息，整合成了一张‘会动的表’。它不光记录，还会判断、提醒、联动。比如某实习生延期一周，系统自动发邮件给行政和导师确认；某个工位连续三天没人打卡，就会标黄提醒是不是忘了退租。

最近她还悄悄加了个‘工位热度图’。颜色越深，代表这个位置被申请的次数越多。没想到靠走廊中间那排成了‘香饽饽’，而窗边反倒是冷门——原来阳光直射屏幕太晃眼。

这事儿传到HR那边，也开始琢磨用类似的逻辑管培训签到、试用期跟进。连财务都来问：‘能不能做个发票报销进度追踪，像工位一样一眼看清卡在哪了？’

小李没说太多道理，只回了一句：‘你试试那个蓝点，自己搭个表，三天就能跑起来。’