小周是财务部新来的实习生，第一天就被派去参与公司三年一次的固定资产盘点。主管递给他一台老旧的扫码枪，说：‘这些设备编号都录在Excel里，扫完对得上就行。’

他信心满满地出发了。结果刚扫了三台显示器，问题就来了——有的资产标签脱落，有的编号模糊不清，还有的设备早就换了位置，但Excel里的记录还停留在2019年。更麻烦的是，行政部上周刚调走一批旧电脑去分公司，可交接清单是手写的，没人往系统补录。

小周抱着扫码枪在工位间穿梭，一边打电话问人事确认员工是否还在职，一边翻OA找采购单核对型号，还得手动在Excel里标红‘异常项’。两小时下来，只盘了不到30件，而总台账上有876项。

中午吃饭时，他跟隔壁部门的老刘吐槽。老刘笑出声：‘你还在用扫码枪+Excel？我们去年就开始用蓝点搞自定义资产管理了。’

‘啥叫自定义？’小周问。

老刘打开电脑，给他看他们部门的资产模块。界面确实像一张表，但又不像普通的表格。比如，每条资产记录都能关联责任人、存放位置、保修期限，还能上传照片和采购合同扫描件。最关键是，他们设了一套规则：‘如果设备闲置超过90天，自动标黄提醒；如果责任人离职，自动触发移交流程。’

‘那你们怎么扫？’小周追问。

‘现在不用专门带扫码枪了，’老刘掏出手机，‘我们直接用蓝点的APP，摄像头一拍标签，或者手动输编号，系统立刻弹出完整档案。要是这设备快到报废年限，还会跳出提示，提醒我们提前走审批。’

小周听得愣住。他想起自己桌上那堆打印出来的台账、手写备注、颜色混乱的高亮标记，突然觉得像从石器时代穿越过来的。

第二天，他鼓起勇气跟主管提议试试蓝点。主管一开始摇头：‘我们有OA，有ERP，再加一个系统太乱。’但小周拿出了对比数据：上次盘点花了整整两周，差错率7%；而市场部用蓝点做的办公用品盘点，三天完成，误差为零。

主管犹豫半天，终于松口：‘那你先建个测试模块，只管会议室的投影仪和音响设备。’

小周一通操作。他新建了一个‘会议设备’表单，字段包括设备型号、启用日期、最近检修人、借用记录。然后他设置了两条自动化规则：一是每次借用必须登记归还时间，超期48小时自动给借用人发提醒；二是每满180天未检修，自动通知IT部安排巡检。

最让他得意的是，他把每个设备的照片上传后，生成了专属二维码，打印贴在设备背面。现在谁要借用，微信扫一码，就能看到使用说明、责任人和当前状态，还能一键申请。

一周后，行政主管主动来找他：‘那个二维码挺好使，能不能把打印机也加上？’

小周笑着点头。他没说的是，其实他连保洁车上的清洁剂余量都悄悄建了个子表，虽然还没启用，但他知道，只要想管，就能马上管起来。

有时候他觉得，管理不是靠人追着事情跑，而是让事情自己长出眼睛和腿。一张会提醒、会关联、会动的表，比十次加班清查都管用。