行政小李上个月接手了公司茶水间的‘主权移交’——老板买了台新咖啡机，号称智能联网、能记口味、还能自动下单补货。结果用了两周，机器罢工三次，豆子囤积过期，维修费比咖啡还贵。

问题出在哪儿？

一开始大家都觉得是设备太高级，员工不会用。可小李蹲点观察了一周，发现问题根本不在人，而在‘没人管流程’。

比如，谁该换豆仓？行政？前台？还是最后一个喝完的人？没人知道。咖啡渣满了谁倒？系统提示了，但通知发给了IT部老王，他压根不喝咖啡。更离谱的是，补货逻辑是按‘使用次数’触发的，可有人按了‘美式’却没接咖啡，系统照样计数，导致明明还有半袋豆子，后台却疯狂下单，采购还以为大家突然爱喝咖啡了。

小李试着拉了个微信群，叫‘咖啡机护卫队’，指定值班表，手动登记豆子余量。结果三天后群就死掉了——谁愿意为了杯咖啡打卡上班前先拍照报数？

后来她灵机一动，把咖啡机管理搬进了公司刚试用的蓝点通用管理系统。

她新建了一个‘饮品设备运维’模块，设置了几个简单字段：当前豆仓类型、剩余量（%）、清洁状态、报修按钮。然后绑定了三个自动化规则：

1. 当剩余量低于20%时，自动提醒行政+采购；
2. 每次报修，自动生成工单并@维修供应商；
3. 每周五下午4点，推送一条消息给当天最后离开办公室的人：‘顺手看看咖啡机渣盒满了吗？’

最妙的是第三条。小李没强制谁负责，而是利用‘就近原则’——谁最后走，谁最有条件顺手处理。系统不命令，只提醒，语气还是带emoji的那种：‘嘿，你是今天的守护者 🛡️，咖啡机需要你！’

没想到，这招特别灵。有人开始主动拍照反馈，甚至开玩笑说‘今天我是渣盒骑士’。还有人发现系统能记录自己‘拯救咖啡机’的次数，默默较起劲来。

两个月下来，咖啡机故障率降了七成，豆子浪费几乎归零。老板以为是机器磨合好了，其实是因为终于有了‘轻量级管理闭环’。

这件事让小李意识到，很多管理难题，不是缺制度，而是缺一个‘能搭积木的工具’。就像蓝点这种系统，不需要写代码，也不用等IT排期，行政人员自己就能拖拽出一套管理逻辑。管咖啡机可以，管会议室绿植、管图书角借阅、管团建物资申领，全都一个套路。

上周，财务部看到咖啡机模块，突然找她取经——原来他们想管发票专用打印机，老是卡纸，但没人固定维护。小李二话不说，复制了咖啡机模板，改了个名字，字段换成‘剩余打印张数’‘色带状态’‘上次清洁时间’，再绑定自动提醒，十分钟搞定。

她说，最爽的不是省了多少事，而是终于不用为‘谁该做什么’开 endless 的会。系统把责任节点钉在流程里，谁也赖不掉，但又不显得冷冰冰。

现在，公司茶水间墙上多了张二维码，写着：‘扫码查看今日咖啡机状态’。有客户来了，看见这行字，笑着说：‘你们连咖啡机都数字化了？’

小李没接话，心里想：我们不是在数字化咖啡机，是在用它测试一种新的管理手感——轻一点，准一点，带点人味儿。