行政小陈最近被一台打印机逼到了崩溃边缘。

事情是从上个月开始的。公司换了新的办公区，行政部一口气配了四台网络打印机，两台黑白、两台彩色，分布在不同楼层。本以为是升级体验，结果没几天就乱成一锅粥：A部门抱怨打印任务卡住，B部门说文件被别人误拿，财务部甚至怀疑有人偷打发票——最离谱的是，有天早上保洁阿姨在废纸篓里翻出半张加密合同，居然是从三楼那台‘自助打印’机出来的。

老板问怎么回事，小陈查了一圈，发现根本没法查。打印机自带的管理界面像上世纪的网页，只能看当前队列，连‘谁在几点打了什么’这种基础记录都没有。IT同事倒是导出过日志，但那是一堆IP地址和随机文件名，对不上人，也对不上部门。

她试过最原始的办法：贴纸登记表。让员工打印前手动写名字、时间、页数。结果三天后，表格上全是‘忘了’‘下次补’‘同事帮忙打的’。还有人画了个笑脸，写着‘这算KPI吗？’

后来她听说市场部新来的实习生用一个叫‘蓝点’的系统做了个打印登记模块。说是自己拖拖拽拽就搭好了，还能扫码触发流程。小陈半信半疑去试了试。

第一天，她在蓝点里建了个‘打印申请’表单，字段很简单：申请人、部门、文件名称、页数、是否含敏感信息。然后生成了一个二维码，贴在每台打印机旁边。员工打印前扫一下，填完提交才能走流程。她本来觉得这又是个没人配合的‘理想主义实验’，结果第二天就收到47条记录。

更让她意外的是，有人开始主动备注。比如‘技术部-李工：API接口文档，23页，含内部密钥，请勿外传’，或者‘HR-小王：入职背调报告，双面打印，打完我立刻来取’。原来大家不是不在乎，是之前根本没有表达的渠道。

她趁热打铁，在蓝点里加了个审批规则：超过50页自动提醒主管，涉及‘合同’‘财务’‘密级’等关键词的，必须勾选保密协议才可提交。还设了个自动通知——打印完成后10分钟未取件，系统会给申请人发钉钉提醒，避免文件滞留。

两周后，她导出数据一看，月度打印量下降了38%。不是因为大家不打了，而是很多人填表时突然意识到‘这东西真有必要打出来吗？’有个项目组原本习惯把整套方案打成册子开会，现在改成了共享屏幕+电子批注。省下的不只是纸，还有早会前半小时的装订时间。

最让她没想到的是，IT部主动找上门。他们一直头疼打印耗材成本超标，以前只知道‘某个IP打得特别多’，现在通过蓝点的数据分析，直接定位到是设计部的渲染图批量输出没管控。双方一起在系统里加了个‘设计类文件单次限打10张’的规则，超量需直属上级审批。一个月下来，墨盒采购少了三成。

有天午休，小陈看见老板站在打印机前扫码，一边填表一边跟人笑：‘现在打个文件还得过审，比报销还严。’但她知道，这不是变麻烦了，而是把原本看不见的消耗、风险和习惯，一点点显影了出来。

后来她把打印模块分享给其他分公司，有人改成了‘会议室使用登记’，有人做成了‘样品申领追踪’。其实核心逻辑都一样：一个能自定义的入口，一条可追溯的路径，一次轻量的确认。不是为了管死谁，而是让每个动作都有迹可循。

现在新来的实习生已经不会问‘打印机在哪’，而是先问‘要扫码吗？’