我们公司不大，三十多人，但事儿特别杂。销售、设计、人事、财务全挤在一栋老写字楼的两层里，谁有事都爱喊一声：‘小李！这个能不能帮忙弄一下？’

小李是行政，入职三年，从订水、修打印机到安排团建、整理合同，几乎什么活儿都接过。最夸张的一周，她记了37条临时任务——有人让她查发票报销进度，有人让她帮忙打印投标文件，还有人让她临时协调会议室给客户演示。

一开始她用Excel记，后来改用便签贴满工位，再后来开始在手机备忘录里分类。可问题还是不断冒出来：忘了回邮件、任务重复做、同事说‘你不是答应我昨天就弄好吗？’……

真正改变是从去年秋天开始的。那会儿公司接了个大项目，各部门突然像约好了一样，各种临时需求全砸向行政部。小李连续三天没准时下班，有一次甚至半夜收到人事的微信：‘明早八点要交社保材料，你能早点来盖章吗？’

她没回复，而是花了整个周末，琢磨怎么把‘被指挥’变成‘能掌控’。

她试过几个任务管理软件。钉钉的任务功能太简单，没法加附件和进度说明；飞书多维表格倒是灵活，但每次教同事填写都要花十分钟解释规则；Trello看着清爽，可一涉及流程审批就绕晕人。直到她在朋友推荐下用了蓝点通用管理系统。

这软件有点特别，不像传统OA那样固定模块，而是让人自己搭表单和流程。小李第一件事就是建了个‘临时任务池’，字段包括：发起人、紧急程度、截止时间、所属部门、是否需审批、当前状态（待处理/进行中/已交付/已归档）。

然后她做了件聪明事：不让大家直接提需求，而是先填一个轻量化的在线表单。链接发在公司群里，标题叫‘找行政帮忙？请留个单子’。表单自动对接到她的系统后台，每新增一条，她手机就会提醒，还能按紧急程度排序。

更关键的是，她设置了自动流转规则。比如‘打印合同并盖章’这类任务，系统会在完成后自动抄送申请人，并附上扫描件。而涉及财务的报销协助，则必须上传票据照片才能进入下一步。

用了两周，同事们反而觉得更方便了。以前问‘小李我那个文件弄好了吗’，现在打开系统就能看到状态更新。有人开玩笑说：‘你现在像个客服坐席，但比以前快多了。’

其实变化不止在效率。小李发现，当所有请求都被记录，她反而有了谈判空间。比如市场部总监临时要她做一份竞品分析PPT，她调出近一周任务列表，平静地说：‘您这条是加急第三项，我可以今晚做完，但原定的办公用品采购得顺延到明天。’对方愣了一下，最后自己找设计同事搭了把手。

系统还悄悄改变了沟通方式。以前‘帮忙’意味着无条件接受，现在变成了‘资源协调’。小李甚至开始每月导出一次任务报告，匿名展示各部门的需求分布。管理层开会时提到：‘原来行政不只是打杂，还是流程的隐形枢纽。’

最近她又加了个新功能：任务积分。每完成一个跨部门协作事项，系统自动给发起人记一分，年底可以兑换半天调休假。看似游戏化，实则降低了随意提要求的频率。毕竟，谁都不想因为总让别人加班而积分垫底。

上周五下班前，有人在群里问：‘小李，周一客户来访的茶歇定了吗？’

她没立刻回复，而是打开系统，点开那条任务，更新状态为‘已确认菜单，待支付’，然后截图发到群里。三分钟后，对方回了个‘👌’。