我们部门一直有个怪现象：活儿不少，但没人说得清到底谁在忙什么。尤其是月底，一问进度，大家张口就是‘在做了在做了’，可交付时间总卡不住。上个月新来的实习生小林，居然用一个谁都没注意的小工具，把这事儿给理顺了。

小林是学工业工程的，来之前听说我们用Excel排任务、用微信群催进度，当场就皱了眉头。她没多说，默默花三天时间扒拉出过去两个月的任务记录，结果发现一个吓人的数据：60%的‘紧急需求’其实提前一周就有苗头，但没人预警；更离谱的是，有三个同事平均每周加班12小时，而另外两人却经常‘等活儿’。

她做的第一件事，是建了个动态工时表。不是简单的打卡统计，而是把每项任务拆成‘计划耗时’‘实际耗时’‘阻塞原因’三栏。比如‘客户PPT修改’这件事，原本在任务列表里就一行字，现在得填清楚：预计2小时，实际用了5小时，原因是‘等待法务反馈3小时’。

起初大家嫌麻烦，觉得填表比干活还累。小林也没强推，只在晨会上悄悄展示了一张图：红色气泡代表超时任务，横轴是时间，纵轴是人。那天主管看到自己名下飘着三个大红泡，当场就问：‘这三小时堵在哪儿了？’

从那以后，填表的人多了。更关键的是，大家开始主动拆解任务。以前说‘做个方案’，现在会写‘调研竞品（1.5h）+写框架（2h）+内部对齐（1h）’。颗粒度一上去，水分自然就挤出来了。

有次市场部临时要加个直播脚本，按老规矩肯定全员加班。但小林调出历史数据一看：同类任务平均耗时4.8小时，而当天团队空闲时段加起来有7小时。她直接把任务拆成四块，塞进不同人的碎片时间，结果下班前就交稿了。

后来才知道，她那个表根本不是普通Excel。点开链接，是个叫‘蓝点通用管理系统’的东西。最厉害的是，她完全自己搭的——字段想加就加，流程想改就改。比如新增了个‘情绪状态’选项，心情差的时候自动标黄，别人就不会再塞活儿进来。

还有个细节：系统能自动识别重复任务。有位同事总抱怨周报费时间，结果发现他每周都在重新整理相同的数据。小林给他设了个自动化模板，现在点两下就能生成初稿。

最近我们连请假都走这个系统。不是为了监控，而是能看到‘如果小王下周休假，他手上的供应商对接会不会撞上评审会’。这种联动，在以前靠人脑根本串不起来。

最意外的收获是新人带教。以前徒弟总问‘这事儿该找谁’，现在打开流程图，节点上写着‘初审-李姐（平均响应1.2小时）’‘终签-张总（通常周三下午处理）’，自己就懂怎么卡时间了。

上周复盘，发现整体加班时长降了31%。老板问是不是工作量少了，一查数据：任务总量涨了18%，但延期率从37%掉到了9%。原来不是人不够用，是力气没使在对地方。

现在小林已经转正了。她的工位旁边贴了张纸条：‘别问忙不忙，先问时间去哪儿了’。