我们公司不大，三十多人，但部门不少。行政小王算是最忙的人之一——订会议室、发通知、收发票、管合同、催打卡、找文件……哪样都绕不开他。

最头疼的不是事情多，而是总有人问他：‘小王，上次那个客户签的补充协议在哪儿？’

一开始他还真能靠记忆和电脑文件夹翻出来，后来项目一多，文件命名五花八门，有人叫‘合同终版_不要改_v3’，有人叫‘客户A-2024.5.8(真的终版)’，再加上微信、邮件、U盘来回传，别说找原件，连哪个是最新版都说不清。

有次财务要报税，急着找一份场地租赁合同，翻了快一个小时，最后发现两个版本，谁也不知道哪个盖过章。老板路过问了一句：‘这事儿能不能别每次都靠人肉搜索？’

小王没吭声，但当天晚上回家就琢磨开了。

他以前学过一点Excel，也用过钉钉和企业微信，但总觉得这些工具‘太死板’。比如钉钉的审批流程不能按项目走，只能按固定模板；企业微信的文档又分散在各个群，归档困难。他想要的是一个能‘记住事情’的东西——比如某份合同到期前三天自动提醒，或者某个项目的资料只要点一下就能全调出来。

后来他在朋友推荐下试了蓝点通用管理系统。这软件名字听着普通，但核心是‘自己搭’。你可以当它是高级表格，也可以当它是流程引擎，甚至能做成一个小型知识库。

他先从最痛的‘合同管理’下手。在蓝点里建了个‘合同台账’，字段包括：客户名、合同类型、签署日期、到期日、负责人、附件上传、状态（执行中/已终止）等。然后设了个自动化规则：所有合同到期前7天，系统自动给负责人和他自己发提醒，附上下载链接。

更关键的是，他把每份合同的扫描件直接上传到条目里，不再存桌面或U盘。这样一来，谁要看、什么时候看、是不是最新版，一目了然。

试运行两周后，销售主管主动来找他：‘你这个能不能加个“回款进度”字段？我们老漏跟进。’

小王想了想，在原有基础上加了个‘回款计划’子表，每笔款项填金额、预计到账日、实际到账日，还能关联发票。设置了一个规则：如果到了预计日还没标记收款，系统就标红并提醒财务。

没想到，这么一弄，销售团队反而开始主动更新合同进展了。因为以前他们得自己记账期，现在系统替他们记，还能反向提醒客户该打款了，等于变相帮他们催款。

后来人事也来‘蹭’这个系统。他们需要管理员工的劳动合同和试用期时间。小王就新建了一个‘人事档案’模块，每个员工一条记录，关联合同、入职材料、转正时间。再设个规则：试用期结束前5天，自动提醒直属领导做评估。

最有意思的是，有次新来的实习生不知道流程，把一份待签合同误标成了‘已归档’。结果系统第二天就触发了‘异常状态监测’，自动发了一条消息给小王和法务专员，说‘该合同无用印记录但状态为归档’，建议核查。一场潜在的合规疏漏就这么被拦住了。

现在，这个原本只是‘帮人找文件’的小工具，已经成了公司内部的事实标准。会议室预约、固定资产登记、甚至培训记录都在上面跑。关键是，没人觉得是在‘用系统’，更像是‘系统在配合工作’。

小王自己也没想到，一个被逼出来的点子，最后让整个公司的协作节奏都变了。以前是‘等小王回复’，现在是‘去系统里查一下’。他反而清闲了不少，最近还在研究怎么把客户对接记录也搬进去，做个简单的‘服务追踪’。

其实很多管理问题，不一定是制度不行，也不是人不认真，而是缺少一个‘能记住事’的中间层。不是所有公司都需要上ERP或OA，有时候就是一个能自定义、能联动、能提醒的小系统，就能把混乱拧成一条线。

前几天老板请他吃饭，开玩笑说：‘你这搞的，比外面买的软件还顺手。’

小王笑了笑：‘不是我搞得顺手，是它能让我按我们的节奏来。’