茶水间的‘物资黑洞’

公司茶水间向来是轻松闲聊的角落，但行政小林却越来越头疼。每个月采购清单上，纸巾、咖啡豆、一次性杯子的消耗量都高得离谱——人均每月要喝掉三包咖啡？谁在用会议室的纸巾擦键盘？没人说得清。

更麻烦的是，每次补货都靠行政人员自己观察，看到快没了就手动下单。可总有‘盲区’：有人发现咖啡机空了才报上来，有人顺手多拿几包纸巾带回家。久而久之，茶水间成了‘耗材黑洞’，说不清是浪费、私用，还是真需求。

直到有次老板开会中途冲进行政办：‘会议室没纸杯了！客户在等茶水！’那一刻，小林决定不能再靠‘眼力见儿’管茶水间了。

从‘人盯人’到‘流程跑起来’

她开始琢磨：能不能让每个消耗品的申领，都有迹可循？不是为了抓谁占便宜，而是让资源流动透明化，也让真正需要的人能及时拿到。

起初她试过在冰箱贴张白板，写‘谁取谁登记’，结果三天后就没人写了。又试过微信群接龙，可消息一刷屏，记录就丢了。最后她想到，不如把申购变成一个轻量流程：谁需要，就在系统里点一下，选品类、填数量、写用途，提交后自动推给行政审批。

但她卡住了——公司用的OA系统只能走固定表单，新增一个‘茶水间申购’得找IT排期，还得写需求文档。等两个月后上线，早就没人记得这事儿了。

这时候，同事推荐她试试‘蓝点通用管理系统’。听说这玩意儿不用等开发，自己就能搭表单和流程。

搭一张‘会说话’的申购表

小林花了一个午休时间，在蓝点系统里建了张‘茶水间物资申领单’。字段很简单：申领人、部门、申领物品（下拉菜单，限定咖啡豆、滤纸、纸巾、茶包、纸杯等）、数量、用途（可选填）。

但她加了个小心思：每人每月同类物品有基础额度。比如每人每月最多申领2包咖啡豆，超出部分需要主管审批。这个规则直接设在流程里，一提交就自动判断。

更让她惊喜的是，她顺手做了个‘物资看板’：实时显示各类物品剩余库存，还用颜色标出预警线。谁都能看到，咖啡豆只剩3包了，下次申领可能得等补货。

流程上线第一周，申请量暴增——原来很多人根本不知道还能正式申领。第二周，申请量回落，但变得规律了。最意外的是，财务部小王主动来找她：‘我发现上个月申领了8包纸巾，我哪用得了这么多？原来是帮其他部门代领没登记……’

数据浮现‘隐形需求’

运行一个月后，小林导出数据一看，吓一跳：市场部人均咖啡消耗是技术部的三倍。她没急着批评，而是去市场部坐了两天。发现他们经常加班做方案，晚上八九点还在开会，咖啡是刚需。

她没砍额度，反而调整了规则：非工作时间申领咖啡类物资，自动双倍积分，积分可兑换下午茶券。既认可了真实需求，又用正向激励代替管控。

另一边，纸巾消耗也有了答案：每周五下午用量突增。调监控才发现，是保洁阿姨习惯在周五集中清洁微波炉和冰箱，用纸量大。小林干脆在系统里加了个‘保洁专用申领通道’，不占用员工额度。

流程自己‘进化’

三个月后，这张表已经不是当初的样子了。有人提议加个‘紧急申领’按钮，用于临时接待客户；有人建议把‘用途’改成必填，方便分析；还有人自发建了个‘共享角’，登记多余的茶包、方糖，可以互换。

最让小林感慨的是，以前行政做事像在‘灭火’：东西没了→被人催→赶紧买。现在更像是在‘养系统’：数据提醒库存低→提前采购；申请异常→主动沟通；规则不合理→迭代优化。

有天老板路过茶水间，随口问：‘最近咖啡不断供啊？’小林笑答：‘因为现在每个人都是管理员。’

其实她知道，真正的变化不在系统，而在人心。当规则透明、流程可见，大家自然会从‘偷偷拿’变成‘放心申’，从‘事不关己’变成‘顺手维护’。一张小小的申购表，照出了组织里最细微的信任流动。