行政小王最近总在茶水间叹气。不是因为工作多，而是每次一到下午三点，前台就开始接电话：‘你们公司有个顺丰到了，没人签收啊。’

一开始她觉得这事儿挺正常——谁还没个快递？可时间久了，问题就出来了。市场部买的样品被退回，人事寄的offer材料延误，甚至有客户寄来的合同直接‘失踪’。最离谱的一次，老板的演讲U盘卡在驿站三天，最后还是靠翻监控才找回来。

‘我们又不是没登记！’小王委屈。公司用的是老牌OA系统，收件登记是有的，但流程死板：前台填个名字、电话、快递单号，就算完事。至于谁该取、什么时候取、超时怎么处理？系统不提醒，人也容易忘。

真正让她下决心改流程的，是上个月财务部的发票。一张增值税专票在前台放了五天，等发现时已经错过认证期。财务总监差点拍桌子：‘这可不是丢张纸巾！’

那天晚上，小王没走。她打开电脑，开始琢磨一个新办法。

她先列了几个关键点：

• 快递到件后，必须立刻通知收件人；
• 超过48小时未领取，要自动升级提醒到对方主管；
• 重要文件类（比如发票、合同）得标红，且需签收确认；
• 前台不该当‘背锅侠’，责任要清晰流转。

她试过在Excel里做跟踪表，但更新滞后；也想过用微信机器人，结果消息太多被刷屏。直到她听说隔壁部门在用一款叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是‘想管什么就建什么’。

她抱着试试看的心态注册了账号。第一天，她新建了一个‘快递管理’模块。不需要开发，拖拽就能设计表单：除了基础信息，她加了‘紧急程度’下拉框（普通/重要/加急）、‘所属部门’关联字段、‘预计领取时间’日期控件，还有最关键的——‘提醒规则’设置区。

她设了几条自动逻辑：

1. 快递登记后，系统自动发消息给收件人，附上单号和取件码；
2. 24小时内未读消息，第二次提醒；
3. 48小时未领取，自动抄送其直属上级，并在前台大屏标红显示；
4. 若标记为‘加急’或‘发票类’，则每12小时提醒一次，直至签收。

最让她得意的是‘签收确认’功能。以前说不清谁拿走了，现在必须登录系统点‘已领取’，否则状态一直挂着。她还偷偷加了个‘异常反馈’按钮，方便收件人备注‘非本人代领’或‘包装破损’。

上线第一周，效果出乎意料。市场部的小陈收到样品提醒后，当天就取走了，还顺手帮同事带了两个包裹。人事总监说：‘我现在知道offer寄到哪一步了，不用再追着前台问。’

更妙的是，系统生成的‘滞留报表’让管理层看到了盲区。原来技术部平均取件时长72小时，而销售部不到12小时。后来部门会议上，技术主管自己提出来：‘咱们得定个内部规则，到件当天必须处理。’

小王也没闲着。她发现某些快递员总把包裹扔在消防通道，于是导出数据，拿着时间和照片去找快递公司交涉。对方一看记录清清楚楚，立马换了派送员。

现在，公司前台的快递架干净多了。偶尔有人忘了取，大屏上的红色预警就会亮起，连保洁阿姨路过都会提醒一句：‘小李，你那个申通快超时啦！’

前两天，老板路过前台，随口说了句：‘最近没听说丢东西了啊。’小王笑了笑，没说自己每天只花十分钟维护这个系统，也没提她正打算把这套逻辑复制到会议室设备借用和工牌补办上。

有些管理问题，看起来是人的问题，其实是流程缺了个‘心跳’。一个简单的提醒，一段自动流转的规则，未必能解决所有事，但至少能让责任落地，让小事不再滚成雪球。