上周三下午，市场部急着寄出一份投标函，可等了快两个小时，公章还没影儿。最后发现，财务总监正拿着章在楼上签付款单，而行政这边压根没收到‘借用登记’。

这已经不是第一次了。我们公司不大，但公章、合同章、发票章加起来七八个，平时都锁在行政柜子里，谁要用就来登记。理论上挺规范，实际上乱成一锅粥——有人借了不还，有人忘了写时间，还有人直接从抽屉顺走，回头说‘我还了啊’。

最离谱的一次，法务要查某份用印记录，翻了三个月的手写台账，愣是没找到。最后还是从邮件附件里扒拉出扫描件，才对上时间。老板听完汇报，只说了一句：‘这不像管理，像碰运气。’

我们行政主管小周坐不住了。她不想再每天当‘章去哪儿了’的客服，也不想总被各部门追着问‘到底能不能盖’。她开始琢磨，能不能让每个章的使用，都像点外卖一样清晰可追溯？

起初她试过Excel表格共享，结果你改我改大家改，版本满天飞。后来上了个简单的OA系统，但只能走固定审批流，可有时候盖个证明信，只需要部门负责人点头就行，非得绕一圈到总经理，效率更低了。更别提那些临时加急的情况，系统僵得很，人反倒得围着它转。

直到有天，技术部的小李随口提了一句：‘你们要不要试试蓝点通用管理系统？那玩意儿厉害在哪儿？不是功能多，而是你想要啥流程，自己搭就行。’

小周半信半疑地注册了个账号。第一天，她试着把‘公章申请’做成一个自定义表单。申请人填事由、用印文件、预计归还时间，系统自动关联部门负责人审批。但她不满意——万一加急呢？于是她加了个‘紧急通道’开关，勾选后自动跳过一级审批，但必须上传主管的微信确认截图。

第二步，她给每个章做了独立的状态卡片：‘在库’、‘使用中’、‘已归还’。每次申请通过，状态自动变‘外出’，并绑定借用人和预计归还时间。最关键是，她设了个规则：如果超时未还，系统每小时发一次提醒，抄送本人、直属领导和行政主管。第三次提醒后，自动冻结该员工下一次申请权限。

你以为这就完了？小周还悄悄加了个‘地理标记’功能。每次提交归还，必须打开企业微信定位，在行政办公室50米范围内才能点击‘已归还’。有次销售部老刘想图省事，在回家地铁上点了归还，结果系统弹窗：‘当前位置不在授权区域，请至行政前台操作。’他只好折返回来，从此再没试过。

用了不到一个月，变化悄然发生。法务要查记录，输入日期和章类型，三秒调出所有用印详情，连附件都能下载。财务发现，发票章的使用频次比以前少了近三成——原来是有人以前‘顺手盖几个备用’，现在每用一次都有迹可循，没人敢乱来了。

最有意思的是，人事部最近提了个新需求：实习生不能单独申请用印，必须由导师代提交。小周登录系统，五分钟新增了一个字段验证规则，第二天就上线了。她说：‘以前提个需求等IT排期，少说得两周。现在我自己就能改，像搭积木一样。’

前两天，老板在例会上说：‘最近没听说公章的事，是不是说明问题解决了？’小周没说话，但在后台看了一眼数据：本月共申请用印67次，超时未还0次，平均处理时长1.8小时，最短的一次从提交到盖章完成，只用了11分钟。

她笑了笑，把页面关掉，顺手在系统里给‘合同章’设置了个新提醒：下周保养，提前两天通知责任人。这个章，终于学会了按时回家。