行政小李最近被搞得有点焦头烂额。

事情起因是公司推行弹性工作制后，原本宽松的考勤氛围突然变得微妙起来。有人早上十点半才到岗，却在晚上九点打卡留下‘奋斗者’痕迹；有人周末从不露面，但系统里总有零星几笔‘在家办公’记录。更离谱的是，上个月有位同事提交了连续12天、每天加班超过4小时的申请——财务一算，光加班费就快赶上部门月度预算了。

老板没直接发飙，只是把数据甩给了行政部门，问了一句：‘这些加班，真都批了吗？’

小李翻了一圈邮件和微信截图，发现根本对不上。有些所谓的‘口头批准’没人认账，有些审批流程走了一半人就去吃饭了，回来发现领导早就下班。最麻烦的是，公司用的OA系统里，‘加班申请’是个固定模板，不能设前置条件，也不能自动判断是否需要补充材料。于是，一场关于‘谁该为无效加班买单’的拉锯战，在茶水间悄悄蔓延开来。

直到某天，技术部的小王随口提了一句：‘你们能不能搞个规则，比如加班两小时以上必须填事由，超过四小时得附项目进度说明？不然系统不让提交。’

小李眼睛一亮。她其实早就不满现有系统的僵化——所有流程都是总部统一配置的，地方行政想加个字段都得排队等排期。她试过用Excel登记，结果又变成手动对账，反而增加出错概率。后来她在朋友推荐下接触了一个叫蓝点通用管理系统的工具，说是不需要代码，自己就能搭表单、设逻辑、连审批流。

她抱着试试看的心态注册了账号，第一天就建了个‘新版加班申请单’。她给表单加了几个关键设计：

• 动态显示字段：当申请人填写的加班时长超过2小时，系统自动弹出‘加班事由’文本框；超过4小时，则强制上传‘项目经理确认截图’或‘任务工时预估表’附件。

  

• 审批路径分流：普通加班（≤3小时）走直属主管审批，但一旦涉及节假日或跨夜时段（比如22:00之后），系统自动抄送HRBP，并触发短信提醒。

• 时间冲突校验：如果员工当天没有正常打卡记录，或者请假半天却申报全天加班，提交时会直接报错，提示‘基础出勤异常，请核实后再提交’。

最让她得意的是设置了一个‘冷静期开关’。所有加班申请必须提前4小时提交，否则无法进入审批队列。她解释说：‘这不是卡人，而是逼大家提前规划。真有突发情况？走紧急通道，但得勾选“事后补单”，并且要由二级主管特批。’

新流程上线第一周，加班申请量直接掉了六成。有人抱怨‘太麻烦’，但也有人松了口气——至少不用再为了‘显得努力’而硬熬到深夜。更意外的是，项目组开始主动优化排期，因为谁都不想每次都写八百字说明去解释为什么又要加班。

一个月后，财务发现加班费支出同比下降37%，而HR做员工满意度调研时，‘加班公平性’这一项的评分居然还涨了。

有次开会，老板笑着问小李：‘你是不是偷偷装了监控？怎么现在大家加班反而更有章法了？’

小李没提系统，只说：‘我只是让规则变得更聪明了一点。以前是人在适应流程，现在是流程在帮人做判断。’

其实她心里清楚，真正的转变不是来自某个功能按钮，而是当每个人都知道‘糊弄不了系统’的时候，反而愿意回到最简单的逻辑：该干的活，白天尽量干完。