去年夏天，行政部来了个实习生小赵。小姑娘做事认真，但第一天就被安排了一项‘传统任务’——更新离职交接清单。

说是清单，其实是一张共享Excel表格，名字叫《员工离职交接V3.2_FINAL_最终版（请勿删除）》。文件名已经透露出某种悲壮感。打开一看，密密麻麻几十列：电脑归还、门禁注销、邮箱转发设置、工位清理、财务借款核对……每一项后面跟着七八个负责人的名字和空格勾选框。

小赵的第一反应是：这得发多少微信？

她试着在群里@了IT，问‘张工离职了，电脑要收吗？’，结果等了两小时才有人回。第二天，保洁去清工位，发现电脑还在桌上，但硬盘已经被拆走了——IT以为行政会通知他们先来处理。

问题不在人，而在流转方式。这张表看似完整，实则是个‘静态快照’。谁该做什么，什么时候做，怎么做，全靠口头传递和记忆。更麻烦的是，没人敢动它。上次有人修改格式，不小心删了公式，导致三个部门的待办项全部错乱。从此，这张表就成了‘神圣不可侵犯’的文物。

直到有天，小赵在茶水间听到技术部的人聊起他们用的一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。她说不清那是什么，只知道他们管它叫‘能自己搭系统的乐高’。

她鼓起勇气找技术部同事请教，对方没直接教她操作，而是问：‘你最烦这个流程里的哪一环？’

‘所有人都得盯着同一张表，可又没法实时看到进展。’

‘那就让系统自动推任务。’

几天后，小赵悄悄上线了一个新模块：离职交接中心。她没动原来的Excel，而是在蓝点上建了个数据模型，把离职员工信息作为主记录，然后关联出五个子流程：资产回收、账号注销、文档移交、环境清理、最终确认。

每个流程都有明确的责任人、时限和交付标准。比如，HR在系统里标记某人离职日期后，第二天上午10点，IT会自动收到一条待办：‘请处理[姓名]的电脑回收与账号停用’，附带设备编号和领取地点。完成后，点击‘完成’，系统自动通知行政更新门禁权限，并触发保洁的清洁排程。

最妙的是，所有动作都留痕。谁没处理、卡在哪一步，一眼就能看出来。以前那种‘我以为你通知了IT’的扯皮，少了大半。

她还加了个小设计：当所有子任务完成80%以上时，系统会自动向财务发送提醒，准备结算。不是强制，只是提示——她说，‘得给人留点缓冲余地’。

三个月后，这张老Excel终于被归档。有人说，还是习惯看表格，但私下承认，现在下班前打开系统，看到所有待办都是绿色对勾，心里特别踏实。

后来有次复盘，小赵说：‘我不是想推翻什么，只是觉得，交接不该是一场猜谜游戏。’

有人问她那个系统到底难不难上手，她说：‘比我学会分辨V3.2_FINAL和V3.2_FINAL_真正最终版要容易多了。’