上周五下午，行政部开会时突然吵了起来。起因是保洁王阿姨拿着上个月的考勤记录来反映问题——她实际干了12次临时加班，但系统里只记录了7次，工资自然也没补。

‘我都签字了的！’王阿姨有点激动，‘每次加完班都在那张A4纸上写名字和时间，小李也收走了。’

行政小李一脸懵：‘是有这么个表，但我整理数据的时候经常看不清字迹，有时候纸被谁拿走复印了，我就漏登了……’

没人想推卸责任，但事实摆在眼前：我们有一套看似完整的临时任务派发流程，却在执行层面漏洞百出。更讽刺的是，公司明明上了考勤系统、用了OA审批，偏偏这种‘非正式工作’成了管理黑洞。

我后来翻了翻那张A4纸，叫《临时保洁任务登记表》，横着几栏：日期、区域、负责人、备注。手写填的，字迹潦草，还有涂改。最要命的是，它不和任何系统联动。完成情况靠人盯，结算靠月底人工汇总，出错率高得离谱。

这让我想起之前在另一家公司见过的做法——他们用一个叫蓝点通用管理系统的工具，把这种‘边缘性任务’也纳入了可视化流程。

不是大动干戈做定制开发，而是直接在系统里新建了一个‘临时任务管理’模块。字段很简单：任务类型（日常/临时）、区域、指派人员、预计工时、实际开始/结束时间、状态（待派发/进行中/已完成）、附件（可拍照上传现场照片）。

关键在于，这个模块是行政部自己搭的，没找IT，也没花额外预算。他们从模板库里选了个‘外勤任务’基础模型，改了几个字段，再设置了个手机端快捷入口，两天就上线了。

最实用的功能是‘自动计时提醒’。比如指派任务时勾选‘需打卡确认’，保洁员手机端接任务后必须点击‘开始’，系统才启动计时；完成后点击‘提交’，自动计算耗时并通知行政审核。如果超过两小时没关闭，会自动给主管发提醒。

我们试运行了一个月，结果吓一跳：原来每月平均有9.3次临时任务，过去手工登记只能覆盖68%。而且发现有两个楼层的地毯清洗任务长期被遗漏，因为口头传达时总被当成‘下周再说’。

更意外的是，数据积累三个月后，行政主管做了个分析报表，发现周三下午的临时清洁请求最多，于是主动调整了常规排班，在那天多安排了半个人力，反而降低了整体加班支出。

其实这类‘非标事务’在每个部门都存在。销售有临时客户接待，IT有突发故障处理，仓库有紧急盘点。它们不够大，不值得专门立项，但累积起来就是效率黑洞。

现在很多管理软件的问题是，要么太重，非要全流程重构；要么太轻，只能当记事本用。而像蓝点这种支持自定义数据结构和流程规则的系统，好处就在于能‘贴地飞行’——哪里有缝隙，就往哪里补一块砖。

现在我们公司的那张A4纸已经被打印成历史资料贴在茶水间了，标题写着：‘曾经我们靠信任运转，现在我们让信任有据可查。’

王阿姨上个月的加班费补上了，还多得了200块绩效奖。因为她连续五次任务都提前完成，系统自动触发了奖励提示。她说：‘现在干活踏实，不怕白干了。’