公司茶水间的咖啡机最近成了个是非之地。

不是机器坏了，也不是咖啡豆难喝，而是——谁该负责补货？

起初没人觉得这是个问题。行政部采购了咖啡豆，放在架子上，各部门按需取用。结果两周后，行政发现消耗速度离谱：一个月用量顶过去半年。更奇怪的是，每次补货三天内就见底，但没人主动报缺。

“是不是市场部团建又拿去当伴手礼了？”

“技术部晚上加班多，可能喝得猛。”

“保洁阿姨是不是误当成垃圾清走了？”

各种猜测满天飞。最后行政小王干脆在旁边贴了张纸条：‘请自觉登记取用量’。结果头两天还有人写，后来就成了空白墙。

直到某天早上，运营总监开会前没喝上咖啡，直接在群里发了句：‘这机器是摆设吗？’

火药味一下就起来了。

这时候，IT老陈提了一句：‘要不咱们给咖啡机整个档案？像管固定资产那样。’

大家一开始以为他在开玩笑。但他真动手了——在蓝点通用管理系统里新建了一个‘茶水间资产’模块，把咖啡机、磨豆机、奶泡壶全录入进去，每个设备关联责任人、维护周期、耗材清单。

重点来了：他给‘咖啡豆库存’加了个自定义字段，叫‘申领部门’。

这个字段不是必填，但每次申领补货时，系统会弹出提示：‘本次补货将计入XX部门行政成本’。而且记录自动归档，月底能出一张各部门耗材使用统计表。

神奇的事情发生了。

第一周，市场部领了两次，系统默认记他们头上。第二次时，行政刚点提交，市场部小李立刻跑来问：‘这真算我们部门费用？’

‘系统这么记的啊，’行政摊手，‘你要不要改个部门？’

小李愣了几秒，说：‘算了，这次认了，下回我们自己买。’

第二周，技术部夜班同事一次性申领了三包，结果第二天组长就被行政私聊：‘你们部门本月咖啡豆用量超均值400%。’

后来听说他们内部开了个小会，决定设立‘夜班咖啡基金’，自费采购。

一个月下来，整体咖啡豆消耗降了65%，而且再没人抱怨补货不及时——因为现在，是各部门自己催着要补。

更意外的是，财务部发现了这个报表，顺手把它纳入了‘非办公类耗材成本分摊模型’试点。连带着，绿植换盆、零食柜补货也开始走这套逻辑。

其实这个变化的核心，不是系统多强大，而是一个‘可追溯的责任标记’。

很多管理问题，表面上是执行不到位，其实是责任归属模糊。一旦你能让‘谁用了’变得可见，行为就会自然收敛或调整。

蓝点这里有个细节设计我很喜欢：那个‘申领部门’字段，不是固定选项，而是可以随时由管理员扩展。比如后来新增了‘客户接待专用’类别，所有用于会客区的补货都不计入部门消耗。这种灵活性，让规则能跟着实际业务走，而不是反过来被系统框死。

还有一次，行政想临时限制某部门申领（因为他们连续三次没按时归还便携式磨豆机），就在流程里加了个审批节点。结果系统自动提醒该部门负责人：‘您有2项待处理耗材异常，请确认是否继续申领。’

没过两天，两台机器就被送回来了。

最开始大家觉得这是‘管太细’，但时间一长，反而觉得清爽。以前扯皮的事，现在看一眼记录就能说清。连保洁阿姨都学会了在系统里报修——她手机里存着咖啡机的二维码，扫一下直接上传漏水照片，选择‘维修中’状态，下一班同事就不会重复报修。

现在新来的实习生都会被带去看一眼那个咖啡机旁边的二维码标签，被告知：‘这不是普通家电，这是全公司最小的‘受控资产’。’

有时候我觉得，管理的进化不一定从战略会开始，也可能始于一杯没冲上的美式。