上个月财务对账时，发现一个挺滑稽的数据：行政部提交的37份采购申请里，有29份都标着‘加急’——这相当于每三张单子就有两张在喊‘火烧眉毛’。可实际上，其中一半要的不过是订书机、笔筒这类东西。

这事传开后，老板没发火，反而在周会上笑着说：‘咱们这系统，怕不是把“加急”当默认选项了？’

笑归笑，但问题得解决。我们公司用的是蓝点通用管理系统，好处是啥都能自定义，坏处也是啥都能乱改。之前为了图快，所有人填采购单时，‘紧急程度’这一栏直接设成了下拉菜单，默认勾选‘紧急’。理由很朴素：反正点了‘普通’，审批人可能拖一周才看；点了‘紧急’，至少当天能批下来。

久而久之，‘紧急’就成了仪式性动作，跟邮件 subject 写‘请查收’一样，毫无信息量。

真正出问题是在一次项目交付前。技术部要一块特殊接口卡，确实急，但在系统里和其他人并列都是‘紧急’，审批流走完才发现排在第15个。等货到手，项目已经延期两天。客户没翻脸，但内部炸了锅。

会后我们拉着IT和行政重新梳理这个字段。既然‘紧急’已经被污染了，那就干脆拆细。我们在蓝点系统里新建了一个‘响应等级’字段，取代原来的‘紧急程度’，选项从两个变成五个：

• P0：立即响应（需2小时内处理）
• P1：当日闭环（24小时内完成）
• P2：常规推进（3个工作日内）
• P3：计划类（可排队）
• P4：储备需求（暂不执行）

关键是，每个等级绑定不同的提醒机制和审批路径。比如P0级申请，不仅自动@审批人企业微信，还会触发短信提醒，并在系统首页生成红色预警浮窗。而P3以上的单子，每月汇总一次，统一走批量审批。

更聪明的是，我们加了个‘历史响应数据回填’功能。每次审批完成后，系统自动记录实际处理耗时，并反向标记该等级的合理性。比如某人连续三次标P0但实际七天才处理，下次再提P0就会弹出提示：‘您近三个月P0平均响应为6.8天，是否仍需此等级？’

这招特别管用。人性就是怕被打脸。没人愿意自己刚喊完‘生死攸关’，系统马上跳出一行字：‘上次你说急的鼠标垫，三天后才发货。’

一个月下来，P0占比从38%降到6%，真正急需的物资响应速度提升了70%。最意外的副产品是，大家开始认真对待‘需求描述’栏了。以前写‘买点线’，现在会写‘需要Type-C转HDMI 4K@60Hz，品牌限绿联或贝尔金，用于周三客户演示’。

其实这种变化的核心，不是分级多精细，而是让‘管理语言’变得有代价。当每一个标签都可能被验证、被回溯、被对比，人自然就会更诚实。

后来我们还发现，这套逻辑也能迁移到其他流程。比如人事请假开始用‘影响范围’替代‘事由分类’，IT报修按‘业务中断系数’分级派单。甚至保洁阿姨提‘垃圾桶更换’，如果选了P1，就得备注是否涉及会议室接待或领导巡查时段。

这些规则都不是一开始就设计好的。蓝点系统的价值就在于，它不像传统OA那样把流程焊死。我们可以在测试区先跑两周，看数据反馈，再决定要不要全公司推广。有一次试运行发现销售部总滥用P1，一查原因——他们考核指标里有一条‘需求响应及时率’，结果倒逼他们把所有申请往上堆等级。发现问题后，HR马上调整了考核口径，这才真正形成正向循环。

现在新员工培训时，主管都会强调一句话：‘你可以随便改字段，但系统会记住你每一次选择的结果。’

这句话贴在内网首页，底下有人悄悄评论：‘像极了生活。’