我们公司不大，三十来人，行政部就两个人——我和小陈。按理说，日常事务应该不难管。可自从上个月发现有人在茶水间用订书机把半张A4纸钉起来继续打印时，一场关于‘纸’的战争就开始了。

事情的导火索是财务部的王姐。她习惯双面打印报销单，但总爱多打一份‘备用’。有次我清点库存，发现三个月用了将近20箱A4纸——这数字比销售部投标旺季还夸张。我们明明每台打印机都贴了‘节约用纸’的便签，还有人在工位群发‘绿色办公倡议书’，怎么就是刹不住？

起初我们想靠人治。小陈做了个手工登记本，谁领纸谁签字。结果第一天就卡壳：技术部老刘急着交方案，拿完纸根本没空填表；实习生小杨怕被说搞特殊，偷偷写了个假名字。更离谱的是，有人开始‘借纸’——隔壁工位顺一张，茶水间抽屉藏一叠，甚至出现了‘代领’服务，五张纸换一杯咖啡。

这已经不是浪费问题了，这是管理失序。

我们决定换个思路。与其堵，不如疏。与其让人自觉，不如让系统自动提醒。正好之前IT部提过一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是能自定义数据字段和流程规则，我们抱着试试看的心态搭了个‘办公耗材追踪模块’。

第一步，我们把每包A4纸贴上二维码，扫码即登记领用人、时间、数量。第二步，设置每人每月默认额度——100张，超出部分需要直属主管线上审批。第三步，最关键的是加了个‘共享余量’功能：如果当月你只用了60张，剩下的可以转让给同事，或者兑换成积分换绿植。

系统上线头一周，很多人不适应。销售部阿杰一口气打了87张客户资料，扫码时跳出提示：‘您本月剩余纸张13张，是否申请超额使用？’他愣了一下，回头删掉了三份重复的附件。财务王姐更绝，她发现自己额度快见底，干脆把报销单电子版发群里让大家在线查阅，‘反正你们也得签字’。

最意外的变化发生在技术部。他们原本是用纸大户，因为要打印代码和测试报告。但系统运行两周后，他们主动提了个优化建议：能不能把‘打印次数’和‘项目进度’关联？后来他们在蓝点系统里建了个新字段，每次打印必须选择对应项目编号，月底自动生成‘项目打印成本分析表’。项目经理一看，某个模块光打印费就摊了三百多，立马改成了内部评审会共享屏幕。

三周后，我们做了次对比：月均用纸量从20箱降到9箱，相当于每年省下近两万块。但这还不是最大收获。以前‘谁又多拿纸’是个敏感话题，现在大家会在群里开玩笑：‘哎你今天剩几张？匀我二十张，我请你喝奶茶。’行政不再扮演‘查房阿姨’，而是提供数据支持的角色。

有天保洁阿姨路过打印机，看见一张只打了一面的废纸，顺手扫了码，系统自动记录为‘回收再利用’，还给她加了5积分。她说：‘这比捡瓶子还值钱。’

其实我们也没想到，一张纸能牵出这么多事。但它确实暴露了一个真相：很多管理问题，不是员工不自觉，而是规则太模糊，反馈太滞后。当你把‘行为’变成‘数据’，把‘提醒’嵌入‘动作瞬间’，改变就会自然发生。

现在公司里没人再提‘节约用纸’了。因为系统已经让它变成了游戏化的日常选择。偶尔还有人想钻空子，比如试图用别人账号扫码，但系统设置了人脸识别辅助验证，第一次就被抓包。当事人尴尬地笑了：‘我以为能蒙混过关，结果连纸都不让我骗。’

最近新来的实习生问我，为什么打印机旁边挂着个平板，上面实时显示各部门用纸排名。我说：‘这不是监控，是镜子。照出来的不只是用量，还有习惯。’