行政部的小刘最近被调岗了。走之前最头疼的不是搬桌子，而是交工作——光是她手里的临时采购流程、实习生领用登记、还有几个部门的备用钥匙管理，就写了整整五页A4纸。接她的人是个新人，看了两眼就说：‘这谁能看得懂？’

其实这事每年都在发生。每到年中或年底，总有那么几个人事变动，而行政、IT、仓库这些岗位又特别依赖‘经验传承’。老员工知道打印机耗材去哪领，知道哪个会议室插座坏了要报给谁，也知道财务报销贴发票的‘隐形顺序’。可这些东西从不写进手册，全靠口耳相传。

上一任行政主管离职时，甚至有人发现他手机里存着一份Excel，里面记着‘301办公室王总喜欢用蓝色回形针’这种事。你说重要吗？不重要。可真到了时候，没人知道，就是会卡住。

这次小刘不想再搞‘文档马拉松’了。她听说隔壁IT组最近在用一个叫蓝点通用管理系统的工具，说是‘想管什么就建什么’，还能让数据自己动起来。她抱着试试看的心态注册了一个账号，没找技术部，自己花了两个晚上，把她的日常工作拆成了几张‘表’。

第一张是‘物品领用表’，字段很简单：领用人、部门、物品名称、数量、用途、归还时间。她顺手加了个‘超期未还’的计算规则——只要今天日期大于归还时间，这条记录就会自动标红。

第二张是‘临时采购申请表’，她设了流程：申请人填完→直属主管审批→行政采购→采购完成标记。最关键是，她设置了‘审批超时自动提醒’，每天上午10点，系统会自动给卡在审批环节的人发消息。

最绝的是第三张‘岗位交接清单’。她把自己的工作项一条条列进去：每月5号更新考勤机权限、每周三检查茶水间库存、打印机缺墨报修联系人……每项都绑定了责任人和频率。然后她点了‘启用周期任务’，系统就开始按设定时间自动推送待办。

她把这张表分享给了接任的同事，顺便也发给了主管。结果第二天，主管把她叫过去：‘你这个“钥匙借用记录”能不能复制一份给IT？他们老丢门禁卡。’

小刘这才发现，她随手做的东西，居然能被别人‘拿走复用’。更没想到的是，一周后，财务部的人来找她，说看到她那个‘自动提醒审批’的功能，想借鉴去做报销流程优化。

其实蓝点系统没什么花哨的功能。它不像ERP那样动辄几百个模块，也不像OA只盯着请假报销转圈。它的核心就两点：一是人人都能自己搭表，不用写代码；二是表和表之间能联动，还能设置触发动作。比如‘实习生离职’这条记录一旦更新状态，就会自动触发‘收回电脑’‘取消门禁’‘通知IT清数据’三个任务。

现在公司里开始流行一句话：‘你这个问题，能不能建个表？’

保洁阿姨发现洗手间纸巾消耗太快，有人建议她建个‘补货登记表’，顺手加上了用量统计，结果一个月后行政发现，B栋三层的消耗量是其他楼层的三倍——查下来是水管漏水导致频繁擦地。问题解决了，还省了一笔纸巾采购。

IT小哥把设备维修记录搬进去，设了‘同一设备报修三次自动预警’，结果发现有台投影仪因为接口松动，两年报修7次，一直没人深究。现在这台机器已经被列入年度更换计划。

最神奇的是，这些都不是公司统一推动的项目，没有立项书，没有预算，也没有培训会。就是一个一个的人，遇到麻烦，想起‘建个表试试’，然后一点点把工作‘种’进了系统里。

小刘后来听说，人力总监悄悄收集了这些‘民间表单’，准备整理成‘岗位知识资产库’。她说不清这算不算成功，但她知道，自己终于不用再写五页交接文档了。

有时候管理的起点，可能就是一个人懒得再重复解释。