我们公司不大，六十来号人，三层办公楼。保洁一共三位，两白一晚，轮班倒。以前排班是行政用Excel做张表，打印出来贴在茶水间墙上。谁哪天休息、谁替班、谁上夜班，一目了然——至少看起来是这样。

可问题就出在这‘一目了然’上。

上个月财务对账，发现保洁外包费用比合同多了将近15%。按理说人没多雇，服务标准也没变，钱怎么就超了？行政小李一头雾水，翻报销单、查打卡记录，愣是没找出原因。

直到有天，他顺手把排班表拍下来，导入那个新试用的蓝点通用管理系统，想试试能不能自动提醒替班。结果刚建完表单，系统跳出个提示：‘检测到以下人员本月实际值班天数超过合同约定上限’。

他愣住了。点开一看，居然是老吴。

老吴是夜班保洁，老实巴交，话不多。合同写的是每月最多上10个夜班，可系统统计显示，他上个月上了14个。再往前翻两个月，分别是12个和13个。不是没人发现，而是‘看不见’。

原来，每次有人请假，行政就在Excel上手动改一下，发个微信群通知。可改着改着，就忘了累计次数。替班一次算一次，但没人专门去算‘这个人这个月已经替了几次’。系统不会忘，人会。

更离谱的是，系统还自动关联了打卡数据。导进去后发现，老吴有四次打卡时间是凌晨一点多。合同规定夜班是晚上十点到早上六点，超时部分应该算加班费。可之前根本没人注意到这些‘零点后的打卡’。

这不是漏洞，是盲区。

小李后来跟我说：‘你知道最可怕的是什么吗？不是多付了钱，是我们一直以为自己管得挺清楚。’

从那以后，他们把保洁排班整个搬进了蓝点系统。不只是排班，连同合同约定的班次上限、替班规则、打卡时间范围，全做成自定义字段。每新增一条排班，系统自动校验是否超限；一旦打卡时间异常，自动标记并推给行政和HR。

最妙的是，他们加了个‘连续值班预警’。比如老吴如果连续三天夜班，第四天系统就会弹窗提醒：‘该员工已接近疲劳作业阈值，建议安排轮休或补贴’。

这事传开后，维修组也坐不住了。他们那边一直是手写工单，谁修了什么、花了多长时间，全靠老师傅回忆。有次客户来查维保记录，翻了半天纸质本，发现有三个月的记录对不上。后来他们也在蓝点上搭了个维修工单模块，把设备编号、故障类型、处理时长、备件消耗全都结构化。现在每次维修结束，扫码填表，系统自动生成记录，还能按季度出分析报告——比如‘A3电梯每月平均报修2.3次，建议列入重点巡检名单’。

其实这类事在小公司太常见了。你以为你在管理，其实你只是在‘应付’。Excel能存数据，但不会思考；微信群能通知，但不留痕迹。真正的管理，是让规则跑在人前面，而不是等人出错再去补。

蓝点这系统有意思的地方是，它不预设你该怎么管。你要是管保洁，就建个保洁模型；你要是管样品间借用，也能搭一套流程。上周市场部还用它做了个‘宣传物料申领追踪’，从申请、审批、领取到归还，全程留痕。关键是，谁都能自己动手建，不用找IT，也不用写代码。

前两天碰到老吴，他笑着说：‘现在轻松多了，再也不用担心多干了没人知道，少算了也不敢乱算。’

我看了眼系统后台，他下个月的夜班排得整整齐齐，第11次替班申请刚被自动拦截——理由写着：‘本月夜班额度已满，如需调整请提交特殊审批’。