财务部靠窗那台老式黑白打印机，最近安静了不少。

以前每天早上九点半一过，总有人围在它旁边，手里攥着几张纸，皱着眉翻看。地上散落着被揉成团的A4纸，墙上贴着几张泛黄的便签：‘请按顺序打印’‘报销单必须双面’‘紧急文件找小林盖章’。这些字迹有的是记号笔写的，有的是手写的，还有一张是用透明胶粘了又粘的便利贴，边角都发黑了。

现在，那些便签不见了。打印机上只贴着一张小小的二维码，下面写着：‘扫码查流程，打印不排队’。

这事得从上个月说起。财务部的小林，负责报销初审，每天要核对七八十份报销单。她发现一个怪现象：明明系统里已经提交的单子，总有人跑来问‘到哪一步了？’更离谱的是，有些人打印出来的报销附件，缺发票、少审批，甚至拿的是三个月前的旧模板。每次她只能指着电脑说：‘你看这里状态是‘待补全’，不是‘待审核’。’对方往往一脸茫然：‘啊？我怎么知道？’

问题不在人，而在流转方式。报销这件事，在他们公司横跨四个系统：OA提流程、ERP录数据、邮箱传扫描件、Excel做台账。信息像被切成几段扔进不同抽屉，谁要用，就得自己拼。

小林试过建共享文档，但很快乱成一团；也催IT加字段，排期排到两个月后。直到有天午休，她看到隔壁项目部在演示一个自己搭的‘客户对接进度表’，拖拽几个模块，就能自动提醒下周要交付的材料。她问：‘这什么系统？’对方说：‘蓝点那个，谁都能建，我花半小时弄的。’

她当天下午就注册了账号。没学编程，只是照着报销的实际路径，一步步搭了个‘报销导航流程’。先是设置表单字段：出差类型、交通票据张数、是否含餐补……然后设定流转规则：发票金额超2000自动转主管复核；住宿发票缺失时，流程卡住并短信提醒提交人。

最关键是加了个‘打印指引’按钮。员工在流程走到‘待打印’阶段时，点击这个按钮，会自动生成一份带水印的PDF，里面不仅有报销单，还有当前状态、下一步负责人、所需附件清单——连该用哪个打印机、是否双面都写清楚了。

她没搞全员培训，就在打印机旁贴了那张二维码。第一个扫的是老会计王姐。她一向不信这些‘花里胡哨的东西’，那天看见新人在扫，随口问了句，扫完看了两分钟，转身回工位就把桌上那叠手写提示全撕了。

一周后，IT收到反馈：财务部报销相关的咨询电话少了60%。更意外的是，行政发现打印机耗材采购量下降了近三成——原来过去那么多重打、错打，都是因为信息不对称。

后来其他部门也开始‘抄作业’。人事用类似逻辑做了‘入职包生成器’，新员工扫码就能拿到专属材料清单；采购组搭了个‘合同到期预警表’，提前15天自动邮件提醒续约。

没人开会推广，也没下硬性指标。大家发现，当流程不再是‘等别人通知’，而是‘主动告诉你下一步’，很多摩擦就自然消失了。

现在财务部打印机旁最显眼的，是小林贴的新提示：‘别贴纸了，有问题先扫码。’字是打印的，工整地贴在曾经堆满便签的位置。