我们公司不大，三十来人，但会议室总是不够用。不是真的不够，而是——你永远不知道那间带投影仪的小会议室到底有没有被占。

最早是行政贴张纸在门上：‘内部会议，请勿打扰’。结果市场部开到一半，研发组推门进来调试设备，说他们也约了这间。两边都愣住，一问才知道，行政根本没统一管，谁先到谁用。

后来有人提议建个微信群，叫‘会议室协调群’。第一天还挺热闹，大家抢着发消息：‘下午两点用302，半小时’‘我这边延个十分钟，麻烦等一下’。可到了第三天，就没人看了。消息被各种报销单、请假条淹没，还有人发了个表情包大战，直接把预约信息顶没了。

再后来，行政小刘弄了个Excel表，放在钉钉群文件里，标红绿色块，看着挺专业。问题是，谁能保证每次开会前都去刷新？更别说有人临时起意要讨论，打开表格一看空着，冲过去却发现里面正开着会——因为负责人忘了更新状态。

最离谱的一次，销售总监和客户远程连线，投影刚接上，保洁阿姨推门进来拖地。原来她看会议室没人，按清洁排程进来打扫。没人通知她今天被预定了。客户那边视频里还听到了‘请勿打扰’的尴尬解释。

这事之后，老板发话：必须解决。

IT老李推荐了一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。说是系统，其实一开始就是一张在线表格，但能自定义字段、设提醒、加审批流。他先做了一个‘会议室预约模块’，把三间会议室都建进去，每间带设备清单、容纳人数、使用规则。

关键是，它能和每个人的手机日历同步。你预约成功，自动就在Outlook和钉钉日历上出现一条事件，像私人行程一样提醒你。而且，只有预约人才能取消或延期，别人只能‘申请旁听’，得主申请人同意。

更聪明的是，它设置了‘释放机制’：如果预约人15分钟没到场，系统自动释放房间，其他人可以抢占。这样一来，再也不怕‘占着茅坑不拉屎’的情况。

我们还加了个小功能：每次会议结束，扫码打卡确认完成。系统会收集实际使用时长，和计划对比，生成月度报告。行政发现，有两间会议室常年超时，原来是技术评审会总拖堂。后来干脆给技术部单独划了一间稍大的，配白板和录音笔，问题自然就少了。

现在，连保洁阿姨都有权限查看清洁时段前的会议结束时间。系统会在会议结束后5分钟推送提醒给她：‘302已可用，可进入清洁’。上次客户来访，全程没人打扰，临走还夸我们‘流程很专业’。

最有意思的是，这个系统没停在会议室管理上。财务看到后，照着做了个‘合同归档追踪表’；HR拿它搭了个‘试用期任务清单’，新员工每天登录看自己该完成什么；就连食堂大叔都来问，能不能做个‘菜品反馈投票’，每周根据数据调菜单。

其实蓝点本身不提供现成模板，但它让人人都能像搭积木一样做自己的管理工具。你不需要懂代码，拖几个字段，设几条规则，就能跑起来。我们最复杂的‘跨部门协作工单’，也是市场部一个实习生自己配的，用了触发条件、多级审批和自动归档。

现在公司有个说法：‘别吵了，放蓝点里跑一下流程’。不是所有问题都能靠系统解决，但至少，我们不再为谁用了哪间会议室而扯皮了。