上个月，我们组来了个新实习生，小姑娘叫小林，话不多，但做事特别有章法。第一天上班，她就拉了个共享表格，标题是《行政部&设计部周四下午茶拼单登记》。大家一开始没当回事，以为就是年轻人图个热闹，谁还没年轻过呢？结果三周后，这表居然上了部门周会的PPT首页。

起初，这表确实只是用来凑奶茶单的。谁要喝什么、加不加糖、放几块冰，还有要不要配小饼干，都填得明明白白。最妙的是，她设了个截止时间提醒——下午两点前提交，超时自动标红。第一次有人迟交，名字后面飘着个刺眼的红色‘逾期’，那人当场笑出声：‘我这辈子第一次因为没报奶茶被系统警告。’

可问题来了。行政部走采购，得开发票、走流程、对公转账。以前都是月底汇总手写单子，贴发票报销，经常漏单、错单，财务还总说‘这笔没审批流’。小林这表做得太清楚，字段分得细：下单人、部门、金额、发票抬头、付款方式、是否已开票……财务小刘看了直呼‘救星’。

她也没藏着掖着，直接把表权限开放给财务和行政主管。更绝的是，她悄悄在表里加了个‘状态追踪’列，从‘已下单’到‘发票收到’再到‘报销完成’，全流程可视。有天财务发现设计部一笔387块的团建零食卡在‘待开票’两周了，一查，原来是对接人换了没交接。小林截图往群里一发，十分钟内事情就解决了。

这事传开后，隔壁项目组的人开始来‘借模板’。他们管这个叫‘轻量级流程沉淀’——听起来玄乎，其实就是把临时协作变成可追溯的动作记录。有人试过用微信群接龙，结果三天后没人记得谁付过钱；也有人用备忘录，可一旦涉及多人修改，版本立马失控。

后来IT部门注意到这个表，顺藤摸瓜发现小林其实用的是公司早就采购但没人怎么用的‘蓝点通用管理系统’。她说自己不会写代码，但那个系统能让她像搭积木一样拖拽字段、设置规则、加审批节点。‘我就照着财务要求的报销要素，一个个往里填，再设个自动提醒，就成了。’

最让人没想到的是，这表间接推动了报销政策微调。原来规定小额拼单必须凑满200才能走公账，可数据显示，每周四下午茶平均花费183元，永远差一点。行政主管拿着数据去找财务，最后特批了‘高频小额集体消费’绿色通道，额度降到150，流程压缩到48小时内完结。

现在这表已经升级成‘非正式活动经费协管平台’，连技术部打游戏买月卡都往里填。上周五，老板路过茶水间，看见三个人围着一台显示器讨论‘下周拼单预算分配权重’，沉默两秒，说了句：‘这比KPI会看起来有活力。’

前几天我问小林为啥想到做这个。她笑了笑：‘以前实习那家公司，光为了追一张发票跑了七趟财务室。我就想，能不能让认真做事的人少点无意义的跑动？’

其实她那个系统里，早就不止奶茶单了。她给自己建了个‘转正进度看板’，关联了导师评价、任务完成率、跨部门协作次数，甚至偷偷抓取了会议发言时长统计。有天组长打开她的汇报PPT，第一张图是‘近三周主动发起协作请求+37%’，第二张是‘平均响应时效<2h’，底下备注一行小字：‘欢迎随时查看原始数据源’。