去年年中，我们部门的团建预算已经花掉了全年额度的87%，而当时才七月份。财务在月度会上轻描淡写地提了一句：‘你们市场部的行政支出，是全公司增速最快的。’没人接话，但空气突然变重。

问题出在哪？其实每次团建都不是大手笔，人均不过七八十，但频率太高了——季度会、项目庆、迎新、送别、节气打卡……名目繁多。更麻烦的是，每次订餐、订场地都靠行政同事手动统计偏好，发问卷、收回复、核对过敏源，最后还得垫钱报销。等流程走完，发现又超了几百块。

真正让我下决心改的，是一次中秋茶话会。我们提前一周做了问卷，结果当天有三位同事说‘没看到通知’，还有人对坚果过敏，但点心盘里偏偏摆了一整碟腰果。行政小李委屈得快哭了：‘我发了三个群，还单独@了所有人啊。’

后来技术部的小陈看不下去，说：‘你们这不就是典型的‘分散决策+人工汇总’导致的信息衰减吗？’他没推荐现成SaaS，反而问我们：‘你们最常吵架的环节是什么？’

我们一想，其实是两个点：一是吃什么，二是花多少。

于是我们做了一个很小但很具体的尝试：把团建零食选择和预算控制，变成一个内部‘投票+熔断’系统。

具体怎么做？我们在一个低代码平台上搭了个简单的应用（后来才知道，这种能自己画表单、设规则的工具叫‘通用管理系统’），核心就三张表：

1. 预算池表：录入年度总预算，每次活动申请自动扣减余额，低于10%时标红预警；
2. 投票选项表：每次发起活动前，由组织者上传3-5个套餐选项（含价格），全员匿名投票，系统自动统计最高票；
3. 履约记录表：活动结束后上传发票和现场照片，关联到对应预算条目，自动归档。

最关键是加了一条规则：如果投票胜出的套餐超出剩余预算，系统会弹窗提示，并要求重新投票或申请追加。这招特别狠——人性就是不愿重来一遍，所以大家会主动选便宜的那个。

第一次上线是十一月的立冬聚餐。原本热门选项是人均98的火锅套餐，但系统显示预算只剩人均60。投票截止前两小时，有人悄悄建了个‘省钱联盟’群，鼓动大家改投68元的烤肉套餐。最后那顿饭吃得还挺嗨，关键是，省下的钱让后续两次下午茶顺利落地。

更意外的是，这个系统慢慢被其他部门‘偷师’。财务部用来管理培训采购比价，HR拿去搞员工关怀礼品选择，连前台小姐姐都用它统计楼下的咖啡团购。

有人问我们用的是不是某某大厂的OA插件，其实不是。它就是一个可以自由设计字段、设置联动规则和审批流的工具。比如我们给‘预算申请’加了个‘关联项目编号’字段，就能自动拉出该项目的历史支出趋势；又比如设置了‘超过500元需主管确认’，系统会在提交后自动发提醒，不用再追着人签字。

现在回头看，真正的管理优化，未必来自宏大改革。有时候，就是一个小小的‘投票机制’+一条硬性规则，就能让一群理性个体，在不牺牲体验的前提下，自发走向集体节制。

上周五，我们部门第三季度行政支出同比下降了23%。财务特意发了封邮件表扬。我在茶水间碰到小李，她笑着说：‘我现在终于敢点开预算表了。’