去年年底盘点固定资产时，财务部和行政吵了一架。原因是：公司明明只有86张办公桌，系统里却登记了103台‘资产’——包括椅子、显示器、键盘，甚至有人把咖啡杯也录入了编号。

更离谱的是，一张桌子被拆成四五个条目，分别属于不同部门，调拨记录乱七八糟。最后还是IT老李翻出三个月前的监控截图，才确认那张‘失踪’的L型办公桌其实一直待在茶水间角落，只是被挪去当临时餐台了。

这事之后，老板没罚人，反而批了个小预算，让我们搞清楚‘到底哪些东西该算资产’。但真正让我开始琢磨这个问题的，是人事小周的一句抱怨：‘新来的实习生连坐哪都没人管，自己搬张椅子就坐下，结果占了离职同事预留的位置，闹得挺尴尬。’

我突然意识到，真正混乱的不是资产本身，而是‘使用关系’。一张桌子是不是资产不重要，重要的是谁在用、什么时候用、归谁负责。

于是我试了个偏门办法：把工位当成‘可预约资源’来管理。

第一步，我给每个工位拍了照，标上编号，打印二维码贴在桌面角落。扫码后跳转到一个表单页面，里面能填写当前使用者、所属项目组、预计使用周期，还能上传临时交接说明。最关键是加了个‘状态灯’：绿色代表正常使用，黄色是暂离三天以上，红色则是已退租待清理。

一开始大家觉得多此一举。销售部老王还开玩笑说：‘下次是不是还得打卡签到才能坐下？’结果两周后他自己成了最积极更新状态的人——因为他发现竞争对手调岗后没改信息，他通过后台查使用记录，抢先申请了靠窗那个位置。

这系统真正跑顺，是在春节前后。那时远程办公和返岗混杂，有人在家办公却没登记，工位被误清；也有外包人员长期驻场，但系统里查无此人。我们按扫码频率做了个热力图，发现有六个工位连续两个月扫码次数为零，一查果然是离职未退资产。反倒是会议室隔壁那张‘临时桌’，扫码量比正式工位还高，后来干脆升级成固定席位。

过程中最大的麻烦是数据联动。比如员工离职流程走完，HR系统打个标记，但工位状态还得手动改。后来我在中间搭了个中转页，把人事变动、IT设备回收、门禁权限注销和工位状态全串在一起。现在只要一个人进入离职流程，相关责任人会依次收到提醒，最后一步必须由行政现场扫码确认清空，才算闭环。

有人问用什么软件实现的。说实话，市面上专门管工位的工具要么太重，像酒店预订系统一样复杂；要么太轻，只能做个共享表格。我们试过三个SaaS产品，都卡在‘无法自定义字段联动’这一关。最后用的是蓝点通用管理系统，因为它允许我们自己画表单、设规则、拖拽审批流，连扫码触发动作都能配置。最关键是，不需要写代码，行政部的小林自学三天就接手了维护。

上周集团审计来查资产利用率，我们直接导出了一份‘工位活跃度+设备绑定+人员流动’的交叉报表。他们盯着看半天，最后只问了一句：‘这个数据实时吗？’我说，你随便扫个码试试。他扫了三楼东区7号桌，弹出来的不仅是现任使用者信息，还有过去半年的交接记录和维修工单。

散会后，财务总监悄悄问我能不能把这套逻辑复制到会议室和投影仪管理上。我说当然可以，昨天已经建好了模板，连二维码样式都一样。