上个月底，财务王姐突然找我，问我们部门上季度开了多少会，平均每次会议用了多少瓶水、几包纸巾，有没有按人头控制消耗。我一脸懵——谁会记这个？

但我翻了翻电脑，还真有数据。不是什么系统导出来的，就是一张Excel，名字叫《3月会议茶水单》。这表原本是我随手做的，因为之前总有同事开会时抱怨：‘水没了没人补’‘纸巾用完了还得自己去拿’。我就想着，干脆列个清单，提前准备。

第一版很简单：日期、会议室、会议名称、预计人数、饮用水数量、纸巾包数、是否需要咖啡。后来加了一栏‘实际消耗’，因为我发现大家开长会的时候，纸巾和水总是超量用，尤其是市场部，一开复盘会，三箱水都不够喝。

再后来，我开始标注‘责任人’——哪个行政人员负责这场会的物料支持。没想到，这一栏成了关键。

有天主管开会提到，最近行政支持响应速度提升了20%。她以为是流程优化了，其实根本没改流程，只是我把‘谁干了啥’记清楚了。有人发现自己被点名次数少，主动来找我问排班；有人发现同组的小李场次多，还偷偷问我是不是有‘优先级规则’。

其实哪有什么规则？就是谁那天值班，就归谁。但一旦开始记录，事情就变了味儿。大家开始‘抢活干’，因为月底一汇总，谁忙谁闲，一眼看得出来。更离谱的是，有次领导临时要查‘非计划会议占比’，我从这张表里一筛，三天内就交了报告——原来我们42%的会议都是当天发起的，而且基本集中在下午三点后，难怪行政总感觉‘突发任务多’。

这张表开始‘繁殖’。有人建议加一栏‘设备使用情况’，比如投影有没有坏、麦克风是否正常；有人想加上‘会后清洁时间’，好评估保洁压力。我懒得一个个维护，就在网上搜能不能找个工具自动管这些。

试了几个轻量OA，要么字段固定改不了，要么流程僵化，非要先审批才能订会议室。直到同事老陈给我看了他用的‘蓝点通用管理系统’。他原来是技术部的，现在转岗做资产盘点，说这玩意儿最爽的地方是：你想要什么字段，就自己拖一个；想要什么流程，就自己画一条线。

我抱着试试看的心态导入了我的茶水单。先建了个‘会议支持’模块，把原来的Excel字段一个个拖进去，连‘咖啡偏好’这种都保留了。然后设了个简单流程：会议发起人填表 → 系统自动计算物资需求 → 推送提醒给当值行政 → 会后填写实际消耗 → 数据归档。

最让我惊喜的是，它能自动生成对比图。比如‘市场部平均每场会议消耗1.8瓶/人，研发部仅0.9’，或者‘周三下午的会议物资超耗率比其他时段高63%’。这些数字我没打算给人看，结果有天老板路过我工位，瞄了一眼屏幕，说：‘这个可以放进运营分析会。’

现在，这张曾经只为了‘别让会议室断水’的小清单，已经成了行政部季度汇报的核心数据源之一。甚至上周，HR还找我聊，说想参考这个模式，做个‘员工关怀触点记录表’——比如生日祝福发了没有、新员工第一天有没有欢迎卡片。

有时候我在想，管理是不是就这么回事？不是非得搞KPI、拉OKR、推大系统。可能就是从一瓶水开始，你愿意记下它去了哪儿，谁用了它，有没有浪费。当你真的开始认真对待这些‘小事’，它们反而会自己长大，长成能撑起决策的骨架。

前两天，新来的实习生问我：‘姐，咱们这个系统哪儿买的？我也想做个自己的任务追踪表。’

我说：‘不卖，只能自己搭。但好处是，你想管什么，就能让它存在。’