我们公司不大，四十来人，但行政的事儿真不少。光是每周的茶歇安排，就曾让我头疼了好一阵子。

最开始，我用Excel列个表格：周一咖啡+小饼干，周三水果拼盘，周五奶茶畅饮……发到群里让大家接龙。可问题来了——有人忘了填，有人临时加单，还有人说‘上次的曲奇太甜了能不能换’。每次我都得私聊十几个人确认口味偏好，再拿着手机截图去和供应商对账。一个月下来，光茶歇就能攒出三百多条聊天记录。

后来试过在线协作文档，结果变成了一场‘编辑大战’。市场部的小王喜欢在表格里加批注：‘建议换蓝莓蛋糕’；技术部老陈直接在单元格里写了个TODO：‘查一下上周谁没领酸奶’。文档越来越乱，最后连我自己都找不到最新版本存在哪个文件夹了。

真正解决问题的，是一张自定义表单。

其实也不是什么高科技，就是用了同事推荐的一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。一开始我也没抱太大希望，毕竟之前用过的流程软件不是太复杂就是太死板——要么得IT帮忙配置，要么只能套模板。但这个系统不一样，它允许我们自己搭表单、设流程。

我花了一个午休时间，建了个‘茶歇需求申报’的表单。字段很简单：部门、人数、日期、饮品选项（咖啡/茶/果汁）、点心偏好（甜口/咸口/无糖）、特殊备注。我还加了个附件上传功能，方便大家把想吃的甜品图片贴上来。

关键是，我把提交权限按部门分了。每个部门指定一个‘茶歇联络人’，统一收集意见后再提交。这样避免了全员刷屏，也减少了重复填报。

更妙的是，表单能自动汇总数据。每周三中午截止提交，系统会生成一张采购清单，按饮品类型和点心口味分类统计数量。我导出后直接发给供应商，连算加减都不用。月底还能调出报表，看哪类点心最受欢迎，下个月就多安排几次。

有次财务部集体加班，负责人临时在系统里提了条紧急申请。我手机上收到提醒，审批通过后顺手改了当周订单，额外加了两箱能量饮料。他们后来跟我说，‘没想到行政反应比我们组长还快’。

这事儿传开后，别的部门也开始‘眼红’。人事部拿这套逻辑做了‘新员工入职物资申领’，技术部用来登记‘设备借用’，连老板都悄悄建了个‘会议室绿植更换记录’。

现在我们内部管这系统叫‘百搭表单机’。它不炫技，也不替代任何人，就是把那些散落在微信、邮件、便签纸上的管理动作，收进一个看得见、理得清的地方。

前两天保洁阿姨路过我工位，指着屏幕问：‘那个能帮我做个排班表不？我想看看下个月哪天轮我休息。’我说当然可以，顺便教她怎么设置自动提醒。她乐呵呵地说：‘以后再也不怕记错了。’

有时候我觉得，好的管理工具不该让人觉得‘我在被管理’，而是让人感觉‘这事终于有办法了’。