我们公司有个传说——IT部的老陈，半夜三点还在改审批流程。

最开始没人信。直到有次行政小姑娘凌晨交了个加班申请，五分钟就批完了。她嘀咕了一句：‘这系统是不是成精了？’结果第二天，IT主管拿着日志说：‘昨晚12点到3点，有人登录后台调整了加班审批的节点权限。’

大家一查操作记录，IP地址指向老陈的工位。可那会儿他早就下班了。

后来才知道，老陈养成了一个习惯：每天睡前花半小时，用手机远程进系统，根据前一天各部门的‘卡壳’反馈，微调流程规则。比如销售部报销交通费总被退，他就把‘发票类型非必填’放开；生产部领料等签字太久，他干脆设成‘超时自动升级’。

问题是，他改得太勤了。而且每次只改一点，不通知，不留文档。时间一长，系统里跑着十几个版本的‘隐形流程’，同一个表单在不同部门走着不同的逻辑。财务发现同一类报销在A组要三级审批，在B组却只要一级。更离谱的是，有次审计抽查，发现三个月前的一张采购单，审批路径和现在的完全对不上。

‘这不是流程，是迷宫。’老板看完报告时说了这么一句。

事情闹大后，公司决定换管理系统。原本打算上某知名OA，预算都批了。但行政总监提了个要求：能不能找个谁都能随时改、但改了谁都看得见的系统？

最后选了一个叫蓝点通用管理系统的工具。不是因为功能最强，而是它的设计理念有点怪：不预设任何固定流程，所有数据结构和审批逻辑，全靠用户自己拖拽搭建。像搭积木一样，人事能建考勤模块，仓库能搭出入库模板，连食堂订餐都可以做成带审批的小应用。

关键是，每次修改都会自动生成变更日志，谁动了哪个字段、什么时候改的、前后差异是什么，清清楚楚。还能设置‘变更提醒’，只要流程有调整，相关人都会收到通知。

老陈一开始很抵触。觉得这种‘人人可改’的系统会乱套。结果上线第一周，他就发现了好处。

销售部临时要搞一场促销，需要新增一个‘特价申请’流程。以前得找他排期开发，现在销售经理自己用模板搭了个表单，加了三个审批节点，十五分钟搞定。老陈看到通知时，流程已经在跑了。他没生气，反而点了根烟，盯着屏幕看了好久。

后来听说，他在系统里建了个‘流程健康度看板’，监控每个流程的平均耗时、驳回率、超时次数。哪条流程走得慢，他就发个消息过去：‘你们这个环节是不是卡住了？要不要优化一下？’

不再是半夜偷偷改代码的人，而是站在旁边提醒的观察者。

其实很多管理问题，不是缺工具，而是工具太死。要么 rigid 到改个字段都要写需求文档，要么 flexible 到谁都能乱改没人知道发生了什么。而真正有用的系统，应该像一条活河——河道可以重新挖，但水流方向始终透明可见。

上周我去茶水间，听见两个实习生聊天。一个说：‘你知道吗？现在连保洁阿姨都在用那个系统登记设备报修。’另一个问：‘她会不会用啊？’

前面那个笑了：‘她说比发微信给IT还方便，拍张照，选个分类，提交就行。关键是，修没修，她自己能查。’