上个月新来的实习生小周，分到的第一个任务是整理每周项目例会的会议纪要。一开始没人太在意——反正就是记点要点，发个邮件，大家扫一眼就算完事。可没过两周，行政总监在晨会上突然问了一句：‘最近那个共享文件夹是谁建的？权限得重新设一下，财务部的人也能打开，不合适。’

这事儿才被翻出来。

原来小周是个有点强迫症的人。她嫌每次找纪要都要翻邮箱，还得按日期一条条点开，干脆在公司网盘里新建了个文件夹，按项目+日期命名，每个会议纪要都用统一模板写，还加了‘待办事项’和‘责任人’两栏。更关键的是，她顺手把链接贴进了团队群，说‘以后都在这儿更新，免得漏看’。

起初大家都觉得无所谓，反正只是个存文件的地方。但很快，变化悄悄发生了。

技术部老马发现，他上次会议上答应三天内给测试环境开通端口的事，居然被小周写进了‘待办追踪’表里，还标了红色预警——已经超期两天。他本想装作没看见，结果第二天早上，产品经理在群里艾特他：‘马哥，端口还没开啊？小周的表都红了。’

这下尴尬了。

更绝的是设计组。他们一向习惯口头对需求，结果有次开会改了按钮颜色，谁都没当回事。可小周在纪要里写上了：‘确认登录页按钮由蓝色改为橙色（张工负责）’。三天后UI交付稿还是蓝色，前端直接拿着纪要截图去问设计师：‘你改了吗？小周这儿写着你负责呢。’

慢慢地，这个原本只是存文档的文件夹，开始有了点‘系统’的味道。有人开始主动去看待办项有没有被标记，有人甚至提前一天就把完成情况发给小周，请她更新状态。最离谱的是采购部，他们干脆拿小周的模板去套自己的供应商沟通会，连字体都没改。

问题也来了——信息太透明，有些人不适应。

有一次部门私下讨论要不要换外包团队，会上只是初步提了想法，没下结论。结果小周照常记录：‘考虑替换A供应商，需评估成本与交付稳定性。’这文件夹权限又没严格设，第二天就被对方项目经理看到了（他们和我们共用一个协作平台）。人家立马打电话来问怎么回事，搞得非常被动。

于是就有了开头那一幕——老板亲自下令，这个文件夹从‘公开共享’调成‘仅项目成员可见’，还加了访问日志。

事情传开后，IT部的小李笑话说：‘一个实习生，靠个网盘文件夹，硬是搞出了轻量级项目管理系统。’

其实哪是什么系统，就是结构清晰、更新及时、责任到人罢了。但偏偏这些基础的东西，平时谁都不做。

后来听说，有几个部门开始自己搭类似的模板，有的用在线表格，有的试了几款流程管理工具。市场部甚至花两千块买了个SaaS软件，结果发现光是设置字段就折腾了一周，还得等客服排期培训。

反倒是小周的做法被悄悄复制开了——不用复杂工具，先用最简单的载体把逻辑跑通。有同事问她是不是学过项目管理，她摇头：‘我就怕背锅，所以每句话都留证据。’

这话听上去功利，可细想还真没错。管理的本质，有时候不是推动别人，而是保护自己。当你没法确保每个人都记住承诺时，唯一能依赖的，就是那个不会撒谎的记录。

最近听说，公司开始试点一款内部自定义系统，谁都能按自己需要建表单、设流程。行政部用来管物资申领，研发组拿来跟踪bug修复，就连食堂订餐都上了——每天下午三点前提交需求，超时自动关闭入口。

没人说是从哪个实习生的文件夹开始的，但你会发现，几乎所有模块都有三个共同点：带责任人、可追溯、状态可视化。

挺好，至少现在开会没人再说‘我忘了这事儿归谁了’。