行政部的小陈最近被一件事搞得有点上火——公司茶水间的咖啡机，总是莫名其妙地没豆、没奶、没水。一开始她觉得是大家用完不补，后来发现根本不是人的问题，而是‘没人知道什么时候该补’。

起初，小陈在群里发过几次提醒：‘各位，咖啡豆快没了！’但响应者寥寥。有人回‘我以为刚加过’，有人干脆说‘我哪知道剩多少’。她试过贴纸条：‘剩余咖啡豆：半袋’，可三天后纸条不见了，豆子也没了。再后来，她干脆自己每天早上巡一圈，登记库存，结果一周下来，光记这个就花了将近两小时。

直到有天技术部的老王路过茶水间，随口说了句：‘你这不就是个小型库存管理？缺个触发机制和责任人嘛。’

小陈一听，愣住了。她突然意识到，自己一直在用人肉盯梢的方式做一件完全可以流程化的事。问题不在同事懒，而在‘谁该做什么、什么时候做’这件事，根本没有明确路径。

她开始琢磨：能不能做个简单的提醒机制？比如豆子低于一袋时自动通知她？最好还能让值班同事顺手补一下，打个勾就行。她试了几个表格工具，发现要么只能记录，不能自动提醒；要么能设提醒，但流程走不通，补货的人还得切好几个页面。

就在她快放弃的时候，同事提了一句：‘听说蓝点那个系统，谁都能自己搭应用？’

小陈抱着试试看的心态注册了蓝点通用管理系统。第一天，她花了一个小时，建了个‘茶水间物资监控表’，字段很简单：物品名称、当前库存、预警阈值、负责人、上次补充时间。然后她设置了自动化规则：当‘咖啡豆’库存 ≤ 1袋时，自动给行政组全员发消息，并把任务指派给当天值班的同事。

更让她惊喜的是，她还能在手机上直接扫码更新库存。每次补完货，值班同事打开蓝点App，扫一下咖啡豆包装上的二维码，选‘补充’，填数量，点提交——整个过程不到十秒。系统自动更新数据，关闭提醒，顺便生成一条日志。

两周后，奇迹发生了：咖啡机再没断过豆。更意外的是，保洁阿姨老李也加入了这个流程。她发现系统里还能登记纸巾、洗手液的消耗，主动要求把自己加进‘耗材巡查’任务里。小陈顺手给她开了个只读+填报权限，老李现在每天顺路检查一次，补货及时率比行政还高。

最让小陈没想到的，是财务部某天下班前提着一叠采购单找上门。原来他们发现近三个月的咖啡豆采购量下降了37%，怀疑是供应商短斤少两。查了一圈才发现，是以前采购凭感觉，经常多订两袋备用，现在系统精准预警，按需补货，反而省了钱。

这事后来在管理层会议上被提了一嘴。CFO笑着说：‘一个咖啡豆，居然管出了成本优化。’

其实小陈知道，真正起作用的不是系统，而是把‘模糊的责任’变成了‘可见的流程’。以前大家不是不想帮忙，是根本不知道什么时候需要帮忙。现在，系统成了那个‘提醒者’和‘记录者’，而人只需要做最简单的判断和执行。

后来，小陈又用同样的逻辑搭了‘绿植养护轮值表’和‘办公文具申领通道’。技术部有人开玩笑说：‘你们行政现在像个微型供应链部门了。’

她笑了笑，没反驳。其实在她看来，管理的本质，有时候就是让一件小事，有始、有终、有人管。