我们公司茶水间的咖啡机，是三年前行政搞福利引进的。一开始大家挺高兴，现磨咖啡、自助操作，还配了三种豆子：深烘、中烘、低因。可没过多久，这台机器就成了办公室矛盾的导火索。

最开始是技术部的小陈在群里发了个吐槽：‘谁又把深烘豆子加满了？我都连着三天喝到苦得发涩的浓缩了。’

紧接着设计部的莉姐回他：‘你懂什么？深烘才是正经意式风味，你们这些年轻人就爱喝甜拿铁。’

一场关于口味的争论，迅速演变成‘谁该决定茶水间放什么豆子’的权力之争。更麻烦的是，没人知道到底哪种豆子快没了——行政每次补货都是凭感觉，有时候一袋开了两周还没用完，结块了只能扔；有时候某一种突然断货，又没人及时上报。

后来有人提议做个Excel共享表格，列个‘咖啡豆库存清单’。这主意听起来不错，可问题马上就来了：

• 谁来更新？行政说他们太忙，建议各部门轮流登记。
• 怎么记？有人写‘快没了’，有人写‘还剩1/3’，还有人画了个哭脸表情。
• 能不能改？有次市场部想临时换一周冷萃专用豆，发现表格被锁了，联系IT解锁花了两天。

最后这个表格成了摆设。微信群里依旧每天上演‘今天没豆了’‘谁去补一下’‘上次是谁用完不报的’这类对话。

直到上个月，新来的行政助理小林提了个方案：她没建表格，也没拉群接龙，而是用公司刚试用的一个叫蓝点通用管理系统的工具，搭了个‘茶水间物资管理模块’。

她说：‘我不需要大家适应系统，是系统来适应我们。’

她做的第一件事，是把三种咖啡豆各自建为一条‘数据记录’，每条都带字段：名称、类型、当前余量（公斤）、预警阈值、最近补货人、下次建议补货时间。这些字段不是固定的，谁都可以双击修改——比如有人觉得‘余量’用克更准，当场就能切单位。

第二步，她设置了自动提醒。当某种豆子低于0.5公斤时，系统会自动在企业微信里@负责补货的行政同事，并抄送茶水间‘常驻用户群’。提醒不是冷冰冰的‘库存不足’，而是带链接的卡片消息：‘深烘豆快见底啦，点击一键登记补货’。

最妙的是‘口味偏好投票’功能。小林在每种豆子的详情页加了个‘本周推荐指数’，所有人打开页面都能点个赞或踩。每周一系统自动生成一张小图表，显示过去七天的消耗速度和好评率。行政补货时优先保证高消耗+高好评的品种，低人气的可以少进或暂停。

结果你猜怎么着？深烘豆的消耗量其实只占三成，之前之所以总被加满，是因为技术总监老张喜欢，而他是最早提需求的人。现在数据说话，再没人争了。

而且这个模块很快被‘滥用’起来。财务部发现它也能管订书机碳粉，就复制了一个‘办公耗材’模板；项目组拿来跟踪样品寄送状态，把‘快递单号’‘签收截图’做成必填项；就连食堂阿姨都学会了用它登记每日水果采购，哪天苹果不新鲜，翻记录一眼就能查到供应商批次。

关键是，没人需要写代码，也不用等IT排期。你想加个‘保质期倒计时’？点两下鼠标，选日期字段，设个预警规则就行。想让某个字段只有主管能改？拖拽权限设置就搞定。

现在茶水间的争议话题变成了‘下周要不要试南美单一产地’，而不是‘谁又没报库存’。有天我看见老张一边往杯子里倒奶泡，一边说：‘这系统比咖啡机还香。’

其实管理很多事，真不需要多复杂的逻辑。很多时候，就是一个能随时被普通人调整的记录方式，让信息流动起来，把情绪消耗变成具体动作。就像我们茶水间墙上新贴的纸条写的：‘豆子会空，但流程不该卡住。’