我们公司有三层楼，每层四个区域，保洁一共六个人，轮白班和夜班。按理说这排班不难，可每到月底，行政总要花两天时间手动调整——不是谁临时请假，就是谁和谁撞了班，再不然就是某个区域连着三天没人换拖把桶。

最离谱的一次是上个月中旬，李阿姨家里有事请了两天假，行政小周在Excel里删删改改，结果忘了同步给夜班主管，导致二楼东区整整一天没人打扫。物业来查卫生，拍了照发群里，标题写着：‘这是公共办公区还是施工暂存区？’

那天之后，小周下定决心不想再碰那个叫‘保洁排班V3最终版（实际是第17版）.xlsx’的文件了。

她试过用颜色标注：绿色是正常，黄色是调班，红色是请假。可颜色一多，看起来像交通信号灯失灵。也试过加备注，结果手机上看时，备注被折叠，根本看不到‘王姐下午3点后不来，因体检’这种关键信息。

后来她在一个管理论坛看到有人提‘动态替补机制’，说是流程系统里可以预设‘如果A请假，则由B顶班，若B也不在，则自动顺延至C’。她一开始觉得太玄乎，直到她亲眼看见隔壁创业公司用一个谁都能改的系统做到了。

那系统叫蓝点通用管理系统，名字听起来不起眼，但小周试了三天就彻底转过去了。

她先建了个‘保洁人员库’，每人一条数据，字段包括姓名、班次偏好、可替岗区域、紧急联系人。然后她做了个‘排班计划表’，每天自动生成班表，点击某人名字，能直接标记‘请假’‘调班’或‘替岗’。

最关键的，是她设了个‘替补规则’字段。比如李阿姨负责一楼大厅，系统里写明：‘请假时，优先由张姐替补；若张姐状态≠“在岗”，则由陈姨替补’。这些不是代码，是下拉菜单选的，她边学边配，一小时就搞定了。

更妙的是，系统能自动检查冲突。比如她想安排陈姨同时顶两个区域，保存时就会弹出提醒：‘陈姨今日已安排在三楼西区，工作量超限！’。她还加了个‘临时顶班申请’入口，保洁阿姨们用手机扫码填个表，行政这边立刻收到通知，审批完自动更新班表。

用了两周后，变化开始浮现。以前请假都是打微信电话，说完就忘，现在所有记录都在系统里。小周甚至导出过一份‘请假热力图’，发现每周三下午请假最多，一查，原来是社区医院老年体检固定在那时。她干脆和公司商量，把周三下午设为弹性替班日，提前安排后备人力。

还有一次，赵叔突发肠胃炎，凌晨两点在群里说去不了夜班。过去这种时候只能临时抓人，可这次小周在手机上打开系统，点开赵叔的班次，系统自动提示：‘可替补人员：陈姨（可用）、张姐（今日已满工时，不推荐）’。她立马联系陈姨，对方同意后，在系统点一下‘确认替补’，排班表实时更新，连打卡机都同步了权限。

最让保洁团队喜欢的，是‘替班积分’功能。小周私下加的——每次成功替班一次，系统自动记一分，月底积分前三的人，行政额外发一箱洗衣液或一袋大米。不是什么大奖励，但大家居然抢着顶班了。李阿姨笑着说：‘以前躲都来不及，现在反倒盼着谁请假。’

其实这系统不止解决了排班，还顺带暴露了一些隐藏问题。比如系统统计显示，三楼西区每月报修次数是其他区域两倍，一查，原来是地毯接缝处容易藏污纳垢，拖把拖不干净。后来换了材质，投诉就少了。

现在小周再也不用每周五晚上加班改表格了。她说最爽的时刻，是看到系统自动生成下周班表，所有替补路径清清楚楚，连物业来查岗都能扫码查看实时排班。有次老板路过随口问了一句：‘这表谁做的？挺智能啊。’ 她没说系统，只说：‘哦，我搭了个小工具，能自己动。’