我们公司不大，三十多人，但会议室永远不够用。尤其是那间带投影仪的大会议室，几乎从早上九点到下午六点都被占满。可奇怪的是，每周三下午三点那场‘市场部周会’，经常没人来——门锁着，灯关着，桌面上连个水杯都没有。可系统里，它依然稳稳当当地挂着：‘已预订，时长1小时’。

最开始大家以为是有人临时取消忘了删，后来发现不是。这‘幽灵会议’每周准时出现，又准时消失，像闹鬼一样。行政小杨查了OA系统的日志，发现是市场部的小陈创建的。她去找小陈，小陈一脸懵：‘我确实建过，但每次开完都会手动取消啊，系统怎么没同步？’

问题出在流程上。我们用的OA系统，会议室预订一旦提交就不能修改，只能由管理员后台强删。而小陈每次会后急着走人，手机端又没有删除权限，只能发消息让小杨帮忙处理。可小杨有时在开会，有时去吃饭，等她看到消息，已经过了半小时。而这半小时，系统仍然显示‘占用’，别人就订不了。

更麻烦的是，这个‘幽灵’还会传染。有一次技术部要临时开个紧急评审会，发现大会议室被占，只好挤进小会议室，结果投影接不上，吵了一通，最后还是得等‘幽灵’消失。老板路过听见了，随口说了句：‘能不能搞个谁都能改的系统？’

这话没人接，但行政主管默默记下了。

一个月后，公司试用了一个叫‘蓝点通用管理系统’的新工具。名字听着不起眼，但它有个特别的地方：所有表格、流程、权限，都可以自己画、自己改。行政主管拉着小杨，花了一个午休时间，重新搭了个会议室预订模块。

他们做了几件事：第一，把‘预订人’设为唯一可编辑者，会后自己就能删；第二，加了个‘超时未签到自动释放’功能，如果会议开始10分钟没人刷卡或扫码，系统自动释放资源；第三，开放了‘替补排队’机制，谁想抢空档，可以一键申请候补。

最妙的是，这些都不是找IT开发的，是她们俩用拖拽界面自己配的。字段、逻辑、提醒方式，全靠点选。比如‘超时释放’那个规则，就是选了‘开始时间+10分钟’，然后绑定‘状态变更为可用’，再推个通知给行政群。

新系统上线第三天，周三下午三点，‘幽灵会议’又来了。但这次，三分钟后没人签到，系统自动把它标记为‘未召开’，会议室立刻回归可用状态。技术部老李正巧在盯屏，秒速抢下，十分钟内召集团队开了个站会。散会后他发了条朋友圈：‘今天打败了幽灵，靠的不是桃木剑，是个能改规则的系统。’

其实哪有什么幽灵，不过是僵化的流程困住了活人。很多管理软件的问题不在于功能少，而在于一旦设好就不能动。谁都不能改字段，谁都不能调流程，甚至连个提醒时间都得找供应商提工单。

而蓝点这类系统的好处是，它不预设‘你应该怎么管’，而是让你自己决定。行政可以搭报修流程，采购可以建合同追踪表，就连财务小林都偷偷拿它做了个‘发票归集进度看板’，还能按项目负责人分权限查看。

上周我去茶水间，听见两个实习生聊天。一个说：‘原来系统还能自己改啊？我以为所有流程都是铁打的。’另一个笑：‘现在我知道了，只要会画画格子，谁都能当流程设计师。’

那天之后，大会议室再也没有出现过幽灵会议。倒是小陈主动在系统里加了个‘临时取消原因’字段，写着：‘本周无议题，自动跳过’。下面还有个小表情——一个挥手告别的小鬼。