快递太多，人手不够

行政小张最近愁得睡不着。公司搬进新园区第三个月，快递量翻了三倍。起初是员工网购顺手写公司地址，后来连部门采购、样品寄送、客户赠品都往这堆。前台每天要分拣四十多个包裹，可前台只有两个人，还得接电话、接待访客。

最头疼的是签收记录。一开始用纸质登记本，谁来了谁签字。结果三天两头出问题：有人没收到说收到了，有人收到没留字，还有同事把别人的快递拿错。财务部老陈上周差点把供应商的重要合同当废纸扔了——因为他根本不知道那是个挂号信。

小张试过Excel表格，建了个‘快递登记表’，按日期、姓名、电话、签收状态列好字段。刚开始还行，可没过两周就乱了。销售部的小林想加个‘紧急程度’列，自己复制了个表，结果两个表数据对不上。技术部阿杰干脆说：‘我直接微信告诉你我收到了’，然后全组跟着学。

信息断层，责任模糊，流程失守。

流程不是贴在墙上的纸

小张去隔壁公司取经，对方行政随口一句：‘我们用的是蓝点通用管理系统，谁都能改流程。’

她本来以为又是那种复杂的企业软件，登录一看却愣住了——首页像个空白画布，可以拖拽出‘快递管理’模块，还能直接画流程图：从‘快递到达’到‘前台录入’，再到‘扫码通知’‘本人签收’‘他人代领’‘超期处理’，每个节点都能设负责人、提醒方式和时限。

更让她意外的是，权限可以细到字段级别。比如‘紧急程度’只能由部门主管标记，‘代领人身份证号’只有行政能看，普通员工只能看到自己的快递状态。销售部想加个‘客户样品标识’？没问题，小张自己在表单里加个勾选项就行，不用找IT。

最实用的是自动提醒。系统能根据‘预计取件时间’提前半天发企业微信通知，超时三天的包裹会标红并抄送部门助理。有一次市场部小李出差两周，回来看到系统自动推送的‘您有5个包裹滞留’，第一反应不是生气，而是松了口气：‘至少没丢。’

谁都能动的规则，反而没人乱动

用了半个月，小张发现一个反常识的现象：这个谁都能改字段、调流程的系统，大家反而更守规矩了。

以前用Excel，每个人都有自己的副本，改起来随心所欲，结果谁也不认账。现在所有操作留痕，改个字段都要填原因，还得经过简单审批（比如连续三次修改触发上级确认）。技术部阿杰试过偷偷关掉提醒，结果第二天系统弹窗：‘检测到异常配置变更，是否恢复？’他笑骂一句‘管得真宽’，却没再动。

保洁阿姨王姨也被拉进了‘代领协助组’。她不会用电脑，但手机App上有个大按钮：‘代签’，拍个照、选人、输手机号，就算完成。有一次她帮研发部签收了一箱实验耗材，系统自动通知对接人，并生成一条‘特殊物品交接记录’，连实验室主任都说：‘比以前走纸质流程快多了。’

小修小补，才是真实世界

上周公司搞团建，HR临时要在系统里加个‘活动物资领取’流程。小张原以为要折腾半天，结果只花二十分钟：复制快递模块，把‘包裹’改成‘礼包’，调整通知话术，设置领取截止时间。连二维码都沿用原来的打印模板。

她说不清这系统到底算什么类型——不是传统OA，也不是WMS或CRM。它更像一块橡皮泥，你捏它成什么样，它就是什么样。IT同事开玩笑说：‘你们行政现在是低代码开发者了。’

其实哪有什么开发，不过是把日常的混乱，一点点折进清晰的路径里。真正让小张安心的，不是系统多智能，而是当某个同事突然说‘能不能加个XX功能’时，她终于能笑着说：‘你来改，我教你。’