打印机旁的便利贴，比打印纸还厚

我们公司不大，六十来号人，行政就俩：老马和我。老马管采购、物业、保洁，我管考勤、报销、办公用品。听起来分工明确，实际上每天都在救火。

最常着火的地方，是三楼东头那台富士施乐。不是机器坏，是流程崩。

一开始，谁要用彩色打印、装订成册或者打超过50页的文件，得在旁边贴张便利贴写上姓名、部门、页数、用途。月底我统一登记，发给财务做成本分摊。这法子糙，但凑合用了两年。

直到有天，销售总监要给客户打一份标书，A4彩打加胶装，87页。他写了条子贴上去，结果半小时后被市场部小姑娘撕了——她说她早上写的还没打呢，凭什么后来的先打？两人差点吵起来，最后是老板路过才压住。

那天之后，老马说不能再这么乱了，得上个‘正式流程’。我们试过OA系统的打印申请模块，填一堆字段，还要审批。结果没人用，大家宁愿偷偷去楼下图文店打，发票写‘资料费’报销。

后来HR小林提了一嘴：她表哥在一家设计公司，他们用一个叫‘蓝点通用管理系统’的东西，自己搭了个打印登记表，手机就能填，还能拍照上传文件预览图，避免打错。关键是，谁都能改表单。

我一听就来了兴趣。我们这种小行政团队，根本没IT支持，以前用的系统都是买来就定型，字段不能动，流程不能调。而这个蓝点，据说连实习生都能拖拽出一个新表单。

我花了两个晚上研究，真像她说的那样。界面不花哨，但逻辑清晰。我先建了个‘打印申请’表单，字段很简单：申请人、部门、联系电话、黑白/彩色、页数、是否装订、用途说明。还加了个‘紧急程度’下拉框：普通、加急、特急。

最妙的是‘视图’功能。我可以设置一个看板，按紧急程度分列，红黄绿三栏，一目了然。老马负责处理，他手机上就能看到新申请跳出来。

用了两周，问题又来了。技术部老吴提意见：能不能加个‘文件名’字段？他说有时候打代码文档，几百页，不写清楚容易搞混。我打开设计器，拖了个文本字段进去，保存，搞定。整个过程不到三分钟，没找任何人帮忙。

后来财务说，光看页数分摊不准，彩色打印成本高，得区分计价。我又在表单里加了个‘自动计算费用’字段，设了规则：黑白0.1元/页，彩色0.5元/页，装订另加2元。提交时自动算出总价，月底导出Excel直接对账。

最让我意外的，是那个‘流程自定义’功能。之前跨部门协作总扯皮，比如市场部要打海报，得行政批、财务备款、设计确认内容。现在我在打印申请里加了个‘关联任务’，能一键生成‘海报制作’子流程，自动推给相关人，每步完成会通知下一个人。整个链条透明，谁卡了哪一步，点开就知道。

上个月盘点，发现打印总费用降了18%。不是大家打得少了，而是浪费少了。以前有人打完不用就扔，现在要登记、要分摊，自然谨慎。财务还拿这个数据做了部门运营分析，说是‘间接管理杠杆的显性化’，听着玄乎，其实就是把隐形成本晒出来了。

前几天，新来的实习生小杨问我：‘姐，咱们这系统能不能再加个‘打印取件码’？我想用二维码扫描确认领取，省得有人冒领。’

我说：你自个儿去后台试试，能拖就加上去。

他真弄出来了。现在打印申请提交后，自动生成一个二维码，去打印机旁的Pad上一扫，看到自己的任务，打完再扫一下‘已取件’。老马说，这下连取件时间都记住了，完美闭环。

上周五下班前，我路过那台富士施乐，看了一眼曾经贴满便利贴的位置。现在那儿空着，只有一张A4纸打印的二维码，底下写着一行小字：‘扫码登记打印，支持加急通道’。

老马站我旁边叹了口气：‘早知道有这种东西，两年前那场‘纸条战争’就不会打了。’