行政小张最近在公司内部群发了一条奇怪的通知：

‘请各位同事在使用完3楼大会议室后，务必点击系统中的‘结束会议’按钮。保洁将在15分钟后进入清洁，否则可能打扰到下一场会议。’

起初大家觉得这有点小题大做——不就是个会议室嘛，保洁什么时候不能进？可没过几天，市场部总监就在晨会上提了一嘴：‘昨天我们开完会忘了点结束，结果保洁阿姨拿着拖把推门进来的时候，PPT正放到竞品分析……’

笑声过后，是沉默。

其实问题早就存在，只是没人愿意挑明。会议室用完不释放，系统里还显示‘占用中’，但没人操作‘结束’，导致下一个团队查系统发现‘仍在使用’，干脆改去茶水间站着开会。而保洁呢，按旧流程是‘会议结束后立即清洁’，可到底啥时候算‘结束’？没人定义。

IT部最初用的是某知名OA系统的会议室模块，功能齐全：预约、日历同步、扫码进门。唯独缺了一个‘实际结束时间’的手动确认字段。系统只能靠‘预定结束时间’来判断，可现实是，会议常常提前或延后。于是，系统数据和真实状态开始错位——我们管这叫‘会议室幽灵占用’。

小张试过贴纸条：‘请记得点击结束！’，也试过让前台打电话提醒，结果要么被打断会议，要么被当成骚扰。直到有一次，技术部两位工程师在预约时发现连续三天都订不到会议室，一查记录，全是‘已占用’，但实际空了大半天。他们顺藤摸瓜找到小张，问了一句：‘你们能不能加个‘手动释放’按钮？或者让我们自己设个规则？’

这句话点醒了她。

她想起之前参加过一次内部数字化工具分享会，有人提到‘低代码自定义系统’，说是可以让非技术人员自己搭表单、设流程。她翻出笔记，找到了那个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。之前她只当它是给技术部用的，没想到行政也能玩得转。

她花了两个午休时间，在蓝点上新建了一个‘会议室使用反馈流程’。核心就三个字段：

• 预定结束时间（自动带入）
• 实际结束时间（使用人手动填写）
• 是否需要延迟清洁（勾选项）

然后她设了个自动化规则：如果‘实际结束时间’比‘预定结束时间’晚超过10分钟，系统自动通知保洁推迟进入；如果超过30分钟还没填，就给会议组织者发钉钉提醒。更关键的是，她把‘结束会议’这个动作做成了扫码触发——门口贴了个二维码，散会时扫一下，弹出表单，填两下就能提交。

试点一周后，3楼会议室的清洁冲突从每周平均4次降到了0。更意外的是，技术部主动找来，说他们想借用这个逻辑，用在‘测试机归还流程’上——以前设备经常被借走不还，现在加了个‘实际归还时间’字段和超时提醒，周转率直接提升了40%。

后来小张才知道，蓝点系统里这类‘时间差管理’的应用不少。有工厂用它追踪‘设备停机响应间隔’，有HR用它记录‘面试官迟到分钟数’并自动补偿候选人交通券。甚至还有人在上面搭了个‘离职文档交接倒计时’，每少交一份材料，倒计时背景就变红一度。

她说最让她得意的不是解决了问题，而是终于有了‘定义规则’的权力。以前行政总在执行别人定的流程，现在她能根据现场情况，快速调整逻辑。比如雨天保洁进会议室要换鞋套，她就在流程里加了个‘天气联动提示’——对接了天气API，下雨自动弹出提醒。

现在，公司内部已经悄悄流行起一种说法：‘这事能不能蓝点一下？’

意思是，能不能用一个小而精准的流程改动，解决那个‘大家都忍着但没人改’的问题。