我们公司有个不成文的传统：每周三下午三点，茶水间的咖啡机前会自动聚起一圈人。不是开会，是‘周三拿铁日’。

这事儿起初是几个设计部同事发起的，后来蔓延到产品、运营，甚至财务也有两三位固定成员。大家自带杯子，聊点工作以外的事，气氛轻松。久而久之，行政干脆把它当成了‘非正式团建’来维护。

但上个月，这个仪式差点崩了。

那天下午两点五十八分，人群照常集结，小王刚掏出磨豆机，行政小李一脸尴尬地走过来：‘豆子……用完了。供应商昨天没送到，我忘了跟进。’

现场安静了三秒。有人嘀咕：‘这可是传统啊。’

没人发火，但那种微妙的失望感比批评还难受。后来听说，当天晚上设计部几个人在楼下便利店买了速溶咖啡，拍照发群里配文：‘流亡周三拿铁日’。

这事传开后，老板没说什么，但行政主管悄悄立项，说要‘保障企业文化基础设施稳定运行’——其实就是别再让咖啡断供。

起初他们试了最土的办法：在Excel里建了个表格，记录咖啡豆品牌、库存量、消耗速度、供应商交货周期。每周一上午，小李手动检查一次，低于两包就发邮件下单。

结果才过两周，又漏了。原因是那周有新人入职，临时多来了五六个人参加拿铁日，消耗量翻倍，系统没预警。

‘我们缺的不是记录，是动态响应。’小李后来跟我说。

他们开始琢磨能不能找个工具，把‘库存量’‘人均消耗’‘活动频率’‘供应商交付周期’这些变量串起来，自动算出补货时间。最好还能在库存不足时@采购，临近活动日时提醒行政。

市面上的进销存软件太重，光初始化就得填七八张表，还要对接财务科目，对我们这种只管咖啡豆和纸巾的小部门来说，像是拿火箭炮打蚊子。

后来技术部的小张推荐了个叫‘蓝点通用管理系统’的工具。说是不预设模块，自己搭表单，还能设计算字段和触发提醒。

小李半信半疑地试了试。第一天，她建了三个表：

• 物资档案：记录咖啡豆品种、每包克数、单价、供应商；
• 库存流水：每次入库出库登记，自动更新剩余量；
• 消耗模型：关联拿铁日频率，设置每周三消耗1.2包，若有新人入职可手动+0.5包浮动。

最关键是第二步：她设了个‘自动预警规则’——当库存 < 3包，且距离下次拿铁日 ≤ 2天时，系统自动给采购和行政各发一条站内消息，并生成待办任务。

第三天，系统第一次触发提醒。小李手机震了一下，看见通知：‘咖啡豆库存仅剩2.8包，预计周三不够，请确认补货。’

她点开一键生成的采购清单，转发给供应商，十五分钟搞定。

现在，这套‘咖啡豆管理系统’已经运行一个多月。不仅没再断过货，还顺手管起了茶包、方糖和燕麦奶的库存。上周，连保洁阿姨都来问能不能把卷纸消耗也加上去。

最有意思的是，系统上线后，周三拿铁日反而更热闹了。因为大家知道，这个仪式不会再因‘忘了下单’而取消。它从一种靠人情维持的习惯，变成了被流程守护的文化。

有次我和小李开玩笑：‘你们这是用企业管理逻辑，养活了一个下午茶信仰。’

她笑：‘其实不是多复杂的系统，就是让小事别再卡在人的记忆力上。以前我们总说“别忘了”，现在系统替我们记着。人反而更轻松，也更愿意参与。’

前几天，我在系统里看到一个新动向：小李悄悄加了个‘员工偏好登记表’，让大家选自己喜欢的豆子类型。她说，下一步想试试根据投票结果，每月轮换主打风味。

看来，下一场‘咖啡豆库存战争’，可能会是口味之争了。