去年冬天，行政部接到一条来自财务的疑问：为什么12月的保洁外包费用比合同多了将近15%？

起初大家都以为是节假日加价导致的。可翻了合同，明确写着‘法定节假日服务需提前申报，否则按平日计费’。那多出来的钱，到底花在了哪儿？

我负责跟进这事。先是找保洁主管要排班表，对方甩来一张Excel——密密麻麻的颜色标注，红的是夜班，黄的是临时增派，绿的是轮休。乍看挺专业，但细看问题就来了：同一个保洁员，一周里有三天显示‘8:00-17:00’，另外两天却是‘7:30-17:30’，没人解释过为什么。

更奇怪的是，有些日期后面手写了‘补扫B2车库’‘会议厅加拖’之类的备注，但没有记录实际开始和结束时间。也就是说，这些‘额外工作’到底干了多久，谁也不知道。

我和IT小王商量，能不能把这些数据理清楚。他提议说：‘你要是只算合同工时，很容易漏掉这些边缘任务。不如我们试着把每次服务拆成“任务单元”来管理？’

于是我们开始尝试重新定义保洁工作的最小单位。比如：

• 标准楼层清扫（含卫生间）
• 大堂深度保洁
• 临时会议室应急清洁
• 地下车库专项打扫

每个任务设定标准耗时和计价系数。然后要求保洁主管每天提交任务清单，而不是简单的排班表。起初他们很抵触，觉得太麻烦。我们就改了个方式：让主管用手机拍照上传当天的任务安排，再由行政专员在后台录入系统，打钩确认。

关键点来了——我们不再用Excel汇总，而是换了一个能自定义字段的管理系统。原本我们试过几个SaaS工具，要么字段固定，没法加‘服务区域负责人’这种特殊栏位；要么流程不能反向审批，比如保洁员完成任务后，需要楼栋管理员确认才算闭环。

最后用了蓝点通用管理系统。这软件最特别的地方是，你不一定要懂技术，也能自己拉个表单、设个流程。我们建了三个核心模块：

1. 任务发布台：行政或部门申请清洁服务，填写地点、类型、期望时间，系统自动推给保洁主管。
2. 执行打卡链：保洁员接任务后扫码打卡开始，完成后再次打卡，并上传现场照片。
3. 双向确认机制：任务结束后，所在区域的办公责任人要在24小时内确认完成质量，否则算‘待办悬停’，影响结算。

用了两个月，数据就开始说话了。我们发现，真正造成超支的不是节假日，而是每周二和周四下午的‘临时会务清洁’。销售部经常临时开客户会议，结束后立刻要求清理，而且每次都拖到19点以后才完成。

这部分工作从未纳入原合同，但因为没记录，一直被默认为‘包含服务’。现在有了时间戳和任务归属，财务拿着明细去找业务部门协商，最后达成共识：超过标准频次的会务清洁，由使用部门承担额外费用。

更意外的收获是，保洁团队反而更满意了。以前干得多说得少，现在每项额外付出都有记录，月底结算清清楚楚。有位阿姨笑着说：‘现在我知道哪天多干了二十分钟，公司也看得见。’

其实很多管理问题，不在于人不负责，而在于‘看不见’。一个排班表看似完整，但如果它不记录任务动因、不关联责任主体、不捕捉真实耗时，那就只是个形式台账。

我们现在每月还会跑一次‘非标任务分析’，看哪些清洁需求其实是可以优化的。比如B2车库每周都要专项打扫，后来发现是因为运输车辆漏油严重。后勤直接约谈物流商，要求出车前检查，结果一个月后这项任务减少了三分之二。

管理不是为了盯着人，而是为了让付出被看见，让消耗被理解，让改进有依据。一张会‘说话’的排班表，可能比十次例会都管用。