行政部小王最近发现一件怪事：公司每月快递代收费用总在2800到3500之间浮动，财务问起来，谁都说不清这笔钱到底花在哪了。

起初她以为是外卖和文件寄送的正常波动。直到有天下午，前台小李随口说了一句：‘昨天又帮市场部签了个到付件，他们说是急用，让我先垫着，结果到现在还没还我。’

小王一愣：‘你垫了多少？’

‘三百多，还没报销呢。’

她心里咯噔一下。公司没有统一的到付快递审批流程，谁都能让前台代收，谁都能口头说一句‘我回头报’，但没人真去追。更麻烦的是，所有记录都散落在三四个微信群里，还有些写在便利贴上，贴在打印机旁边。

她决定查一查。

翻了三个月的微信记录、报销单和快递面单照片，她整理出一份粗糙的表格：共47笔到付快递，总额1.1万元，其中32笔未报销，累计金额6800元。最离谱的是销售部老刘，一个人就拖欠了1900，理由是‘客户临时要样品，来不及走流程’。

问题不是出在人懒，而是流程缺失。公司有OA，能发通知、走请假，但没人想过‘代收快递’也需要管理。它太小了，小到不值得开会讨论，小到每次都被更大的事情挤掉。可就是这些‘小事’，像沙漏里的细沙，悄无声息地漏走了成本。

小王没去找IT重建系统。她试过，回复是‘需求优先级不够’。她也没自己建Excel表——上次财务共享盘里的表格因为格式错乱全乱了套。

她用了蓝点通用管理系统，一个同事之前提过，说是‘什么都能搭’。她花了一个午休时间，新建了一个‘到付快递登记’模块。

第一步，设字段：寄件方、收件人、部门、事由、预估费用、是否垫付、垫付人、报销状态、凭证上传。每个字段都能设必填或选填，还能加下拉选项，比如‘事由’里固定了‘客户样品’‘紧急文件’‘设备维修’几项，避免五花八门的描述。

第二步，设流程。她设计了一个简单的三步走：登记 → 部门确认 → 财务核销。每一步自动推送到对应人手机上，超时提醒。最关键的是，她加了一条规则：‘未完成报销的申请人，下次提交申请时需手动输入解释，并抄送主管。’

第三步，嵌入日常。她在前台放了个二维码，扫码直接进登记页。所有人代收前必须填。她还把上周未报销的名单悄悄挂在茶水间公告栏，标题写着：‘以下快递仍在等待报销，请相关同事尽快处理。’

效果来得比想象快。

第一周，登记量暴增，大家不习惯，抱怨声一片。第二周，开始有人主动问：‘这个要走登记吗？’‘能不能走公司付？’第三周，到付快递数量下降了60%，报销闭环率达到92%。

最意外的是销售部老刘。他本来是最难搞的一个，结果某天主动来找小王：‘那个系统能不能加个“客户承担运费”的选项？我刚谈下一个大单，客户同意到付，但我得留凭证。’

小王愣了一下，点了‘编辑字段’，新增了一个‘运费责任方’，下拉选项加上‘客户承担’。老刘当场登记了一笔，还顺手把之前欠的1900补了发票。

她说不清这算不算管理。它没有KPI，不上周报，也不会出现在年度总结PPT里。但它让一笔笔模糊的支出变得可追溯，让‘我忘了’不再是个借口，也让‘顺便帮我签一下’这种话多了点分量。

后来有次部门聚餐，财务小李喝多了，拍着她肩膀说：‘你知道吗？你们行政以前就是打杂的。现在……你们在管看不见的流程。’

小王笑了笑，没说话。她知道，真正的管理，往往不在宏大的战略会上，而在一张随手填写的表单里，在一个被自定义的字段中，在一次没人注意的‘必须填写’的弹窗提醒里。