行政部的小陈最近有点烦。不是因为活多，而是因为每月底盘点茶水间的消耗品时，总有对不上的账。

比如上个月，采购记录显示进了30包挂耳咖啡，可实际清点只剩8包。其他零食、纸巾、洗手液也都有不同程度的‘蒸发’。财务问起来，她只能苦笑：‘可能是大家拿多了吧。’

这话她说服不了自己。公司不算小，80来号人，按人均每周一包算，一个月最多也就消耗300包左右。可他们每个月都得补货两次，每次还都是急单——说明消耗速度远超预期。

更奇怪的是，没人抱怨不够用，也没人主动反馈谁拿得多。茶水间像个黑洞，东西进去，就再也出不来。

小陈决定查一查。

最开始她试过贴告示：‘请自觉登记取用量’。结果三天过去，登记本上只有两行字，还是保洁阿姨写清洁用品的。后来她又在柜子上贴了标签：‘每人限取两包/周’，可根本没人看，也没人管。

直到有天午休，她无意中看到市场部的小李抱着一整盒咖啡往工位走。问了才知道，对方觉得反正没人管，多拿几包‘带回家也方便’。

原来问题不在管理松散，而在‘看不见规则’和‘无法追踪行为’。

她想起之前IT部提过一个叫‘蓝点通用管理系统’的工具，说是能让非技术人员自己搭管理流程。她抱着试试看的心态注册了个账号，花了一个下午，做了个‘茶水间物资申领表单’。

表单很简单：选物品、填数量、选用途（办公室饮用/外出活动/个人借用）、自动关联员工工号。提交后，系统会生成一条记录，并推送到她的后台。

她没大张旗鼓宣传，只是把链接打印出来贴在茶水间门口，标题写着：‘扫码登记，咖啡不断供’。

头两天没人用。第三天，财务总监顺手扫了一下，发现要填工号，犹豫了一下还是提交了。小陈立刻在群里发了个感谢消息：‘感谢王总支持茶水间透明化行动！’

气氛微妙地变了。

第四天开始，陆续有人扫码。小陈发现，有三个人登记了‘个人借用’，其中两个是刚搬家，想带点咖啡回去用；另一个是家里来了客人。她私聊了几句，提醒‘借用请按时归还或报备’，对方都挺配合。

更让她意外的是，系统自动统计出每周五下午是领取高峰，尤其是咖啡和饼干。她干脆调整了补货时间，从周一统一配送改成周四加送一次，结果再没出现过‘周五断粮’的情况。

一个月后，数据出来了：实际消耗量比之前少了近40%。那消失的20包咖啡，原来是被‘无感拿取’惯出来的漏洞。

但真正让领导注意的，是另一组数据——系统里有个‘高频申领人’排行榜。前两名是项目组的两位同事，平均每周申领6包咖啡。小陈没直接批评，而是去工位聊了聊。

原来这两人常加班到晚上九点以后，茶水间早就锁了，但他们又没权限进仓库。于是白天就多拿些存着。小陈马上协调安保，给晚归人员开通了茶水间临时门禁卡，并在系统里加了个‘夜间应急物资包’选项，限量申领。

事情就这么悄悄解决了。

后来有次部门会上，老板提起这事，说：‘以前总觉得管理就是立规矩、罚懒人。现在看，有时候只是缺个能看见真实情况的窗口。’

小陈没接话，心里却明白：真正起作用的不是那个表单，而是它背后‘可记录、可追溯、可调整’的逻辑。她甚至没动一行代码，就把一个混沌的空间，变成了可管理的微系统。

现在茶水间柜子上还贴着二维码，但大家都习惯了随手登记。偶尔新人忘了，老员工还会提醒：‘扫码啊，不然系统要报警的。’

其实系统根本不会报警。但某种无形的共识已经形成——拿一包咖啡，不再是个没人知道的小动作。