我们公司不大，三十多个人挤在两层楼里，但会议室永远不够用。尤其是带投影仪那间——每次开会前总有人冲进去问：‘这会儿能用吗？’前台小姑娘一天接七八个电话，最后干脆举了个纸牌贴门上：‘有投影=有人，没投影=可能没人’。

后来行政部的小王开始记账。不是财务那种，是手写笔记本，一页一页记着‘9:30-11:00，302，张总团队，投影启用’，‘14:00-15:30，301，市场部，未启用设备’。他本来只是想搞清楚是不是设备闲置率太高，结果翻了两周记录发现：投影仪被借走五次，实际只用了两次。

更离谱的是，有一次技术部说‘会议室没人，我们就直接开始了’，结果十分钟后销售总监拎着笔记本冲进来：‘我预约了这间！’——俩人都觉得对方违约。查系统才发现，OA里确实写着销售预约了，但技术部看到的是另一套Excel共享表，说是‘行政最新排期’。

小王没吭声，默默做了件事：他把三样东西绑在一起——会议室预约、设备借用登记、使用确认反馈。最开始他想用现有OA加个流程，但IT说开发排期要两个月；他又试了几个在线表格协作工具，结果大家填完预约就不更新状态，还是乱。

直到他在一个管理论坛看到有人说：‘我们让每个设备都有了自己的工单。’

他下载了一个叫蓝点通用管理系统的软件，说是啥都能管。他半信半疑地建了三个模块：一个是会议室预约表单，一个是投影仪/白板笔/翻页器的设备清单，最后一个是他自己设计的‘使用签到’页面。关键在于，这三个模块能联动。

比如，张三预约302会议室，系统自动弹出选项：‘是否需借用投影仪？’点了‘是’，那台投影仪的状态就变成‘已锁定’，别人没法再借。会议开始前15分钟，系统给张三发提醒：‘请扫码签到，否则视为取消，设备释放’。开完会后，还得填个两题反馈：设备是否正常？有无损坏？

最妙的是，小王设了个规则：如果预约了设备但没签到，第三次就自动冻结一周借用权限。他还悄悄在投影仪包上贴了二维码，扫一下直接跳转归还登记。

用了不到一个月，行政部收到的投诉从每周三四起降到零。技术部也不再抢会议室了，因为他们发现，现在只要看系统里投影仪的状态，就知道哪间真正在用。IT同事路过时嘀咕了一句：‘这逻辑还挺像ERP里的资源占用机制。’

有天老板开会前随口问：‘这系统是你自己写的？’小王摇头：‘是个能自定义的管理工具，我没写一行代码。’老板点点头，又问：‘那你能再做个打印机耗材预警吗？我看 toner 又快没了才报修。’

小王笑了笑：‘您等等，我今晚回去搭个模型。’

其实他早就试过了。在那个系统里，连打印机都可以有自己的‘生日’——每次换硒鼓就记一次，快到寿命自动提醒。甚至还能设定：当某台打印机连续三天打印量超200页，就给部门主管发消息：‘你们最近很忙啊？需要加配吗？’

我们原来以为管理就是定制度、发通知、罚迟到。后来才发现，有时候问题不在人，而在信息断在了某个环节。一个投影仪能不能‘说话’，决定了它是不是总在错误的时间出现在错误的房间。

现在新来的实习生第一件事不是领工牌，而是被带去看‘如何正确归还白板笔’——墙上贴着一张流程图，底下写着：‘别让下一组人等你一根笔。’