我们部门有个老习惯：谁要用会议室白板笔，就得自己补货。结果每次开会都上演‘找笔大戏’。直到上个月，行政组的小林开始在茶水间的咖啡机旁边贴小便签。

第一张写着：‘黑笔剩2支，红笔0，蓝笔1——补货请登记。’第二天，她换成了表格，手画的，还加了日期和签名栏。再后来，那张纸变成了打印版，底下多了一行字：‘扫码登记，系统自动提醒采购。’

没人知道她什么时候做的，但很快，整个楼层的人都开始扫那个二维码。不是跳转到微信群接龙，也不是填Excel共享表，而是一个简单的表单页面：选耗材、填数量、提交。最神奇的是，三天没补货，系统会自动给行政和申请人发消息：‘您认领的物资仍未补充，是否需要协助？’

这其实是‘蓝点通用管理系统’里搭的一个微型流程。小林没学过编程，但她发现这软件能让人像搭积木一样建管理工具。她先从‘白板笔责任制’开始试水，后来顺手把临时打印机碳粉、备用U盘、甚至会议室绿植换水都纳入了同一个模块。

她说，真正难管的从来不是资产本身，而是‘临时责任’——没人长期负责，但又不能没人管的事。比如实习生用完的设计软件账号、项目结束后闲置的测试设备、外包人员留下的临时门禁卡。这些事太碎，写不进SOP，也排不进KPI，可一旦出问题，全是火药桶。

上周，市场部临时租了台直播相机，按惯例得手动登记借用信息。但这次，他们直接扫了相机上的二维码，填写预计归还时间，系统自动生成借用记录，并在到期前48小时给双方发提醒。更绝的是，如果设备超期未还，它会悄悄在行政周报里生成一条‘滞纳清单’，不声不响地让负责人看见。

这种‘轻管理’模式最近在不少公司冒头。不搞全员培训，不上大屏看板，就从一个便签、一个扫码动作开始。关键是，工具得足够灵活。很多OA系统只能走固定审批流，可现实中的管理场景千奇百怪。比如我们财务总监有次想追踪差旅发票的报销进度，发现根本没法标记‘已寄出但未到账’的状态——标准流程里只有‘已提交’和‘已打款’。

他在蓝点系统里自己拖了个状态栏，加了个‘快递在途’选项，还绑定了物流查询接口。整个过程不到一小时，没找IT，也没改代码。这才是这类系统的价值：让每个管理者都能成为自己领域的‘规则设计师’。

现在我们楼道里多了不少这样的二维码。微波炉旁的‘清洁值班表’、前台抽屉里的‘访客名片夹使用记录’、甚至保洁阿姨的‘消毒液领取台账’。它们不显眼，但从不缺席。

前几天，新来的实习生问小林：‘你们是不是买了什么高级系统？’小林摇头：‘就是个能自己动手搭工具的地方。你也可以，明天就能开始。’