上个月，我们部门来了个实习生，叫小林。刚来第一天就问了我一个问题：‘为什么咱们公司的请假流程要走三天？’

我说，这还三天？以前要一周呢！现在OA系统自动推，人事审批、部门主管确认、考勤归档，一个都不能少。他还挺认真地点点头，然后默默记在本子上。

结果两周后，他交了个东西给我——不是实习报告，而是一个叫‘请假精灵’的小程序入口，挂在我们内网侧边栏里。点进去一看，好家伙，整个请假流程像被施了魔法：

你刚打开页面，它就弹出一句：‘亲，最近手头有项目收尾吗？建议避开下周三前提交哦~’

这不是吓一跳？后来才知道，他把项目管理系统里的截止节点拉过来了，结合个人待办事项，做了一个‘请假风险预判’提示。再往下填，表单会根据请假类型自动变形——请年假？只需要选时间、填交接人；请病假？直接调取历史就诊记录上传入口（当然是加密授权过的）；要是勾了‘连续三天以上事假’，立马跳出HR预设的合规提醒：‘根据公司制度，超过三天需提前5个工作日申请，并附说明材料。’

最绝的是提交后的状态追踪。以前员工总私下问我‘领导批了吗？’‘人资那边看到没？’现在系统自动生成一个可视化的‘请假旅程图’：从‘已提交’到‘主管待阅’，再到‘人力备案中’，每个环节都标着预计处理时间和当前卡点。谁拖了一天没审，背景色就开始发红，还会悄悄给审批人发一条企业微信：‘您有一份请假单正在等待，申请人已准备好交接文档。’

用了不到一个月，全公司平均请假审批周期从52小时缩到18小时。连一向慢悠悠的财务总监都主动说：‘这回我知道为啥行政部最近没人排队敲我门了。’

后来我才听说，小林根本没开发权限，也没让IT写代码。他用的是那个谁都能搭应用的蓝点通用管理系统，说是之前在学校社团搞活动报名系统时用过，拖拖拽拽就把逻辑和数据关系配好了。他甚至把‘审批时效排行榜’也做进去了——每月自动统计各部门审批响应速度，匿名发布在茶水间屏幕轮播，美其名曰‘助力同事高效下班’。

其实这种事吧，说难不难，说简单也不简单。很多流程卡住，不是因为制度严，而是信息不对称。员工不知道要等谁，审批人忘了还有待办，交接人压根不知自己已被指定。可一旦把这些隐形规则显性化，再加点人性化的提示节奏，事情就顺了。

上周五，市场部阿雯休产假前特意来道谢。她说，以前光是准备交接清单就头疼，现在系统自动生成交接任务包，连带未完成合同、待跟进客户、账号密码托管全都列得清清楚楚，移交过程像拆盲盒一样轻松。‘感觉自己不是离职，是升级通关。’

昨天我看见小林在教前台小妹用同一个平台搭‘访客预约登记表’。这次他加了个功能：当来访人手机号录入后，系统自动查重，如果过去三个月来过两次以上，就会提示‘该访客为高频来宾，建议开通临时门禁卡’。小妹笑着说：‘以后不用每次问是不是第一次来了。’

有时候我在想，管理的本质是不是就是让每个人少问一句‘然后呢？’

只要工具够灵活，一个实习生也能成为流程优化的种子。