谁在偷偷删草稿？

上个月，财务部的王姐突然在部门群里发了一条消息：‘我填了一半的差旅报销，明明点了保存，第二天就没了，谁动过我的账号？’

一开始大家以为是误操作。可没过几天，行政的小李也发现她写了三天的年会筹备方案草稿不翼而飞。更奇怪的是，IT查了日志，没人登录异常，也没系统报错。

直到有次我加班到八点，路过小李工位时，看见她对着电脑叹气：‘又没了……我都写到第三部分了。’

我凑过去看了一眼，页面右上角显示‘最后保存时间：17:58’。

‘你不是说昨天写的吗？’我问。

‘是啊，但我今天早上来就没了。我以为自动保存失效了。’

我忽然意识到——不是系统坏了，是有人在每天下班前批量清理‘未完成’数据。

‘整洁主义’管理者的老毛病

查了一圈，源头出在办公室对面的张主任身上。他是那种连抽屉都要按颜色分类的人，最看不得‘半成品’。公司用的老版OA系统有个定时任务，每天17:59自动清空所有‘状态为草稿且创建超过48小时’的表单。

这个规则是他三年前亲手设的，理由是：‘系统里全是半吊子，影响效率。’

可问题是，现在大家的工作越来越复杂。一份供应商比价表可能要等三个部门反馈，项目立项书得反复修改，甚至请假条也要先存个草稿，看看领导排班再提交。

‘草稿’不再是“没做完”，而是“正在协作”。

张主任的“清洁工”逻辑，把很多人的工作进度直接抹掉了。

我们开始给‘未完成’贴标签

后来我们换了蓝点通用管理系统，第一件事就是关掉那个暴力清理任务。

新系统的好处是，你可以自己定义什么叫‘该删的草稿’。比如我们设置了几个维度：

• 协作人数：如果一份报销单有两个以上人评论过，就算三天没提交也不清理；
• 附件数量：上传了发票或合同的草稿，自动标记为‘重要待办’；
• 修改频率：连续两天都有编辑记录的，说明还在推进，系统会发提醒而不是删除；
• 自定义标签：员工可以手动打‘等审批’‘等反馈’‘暂停中’这类状态。

最有趣的是，我们还加了个‘沉默期’机制——只要某份草稿72小时内没人碰，系统才会悄悄发一封提醒邮件：‘你还记得这份未完成的申请吗？’

而不是直接删掉。

从‘消灭混乱’到‘管理流动’

其实很多管理问题，根源不在员工懒、系统烂，而在我们对‘未完成’这件事的理解太粗暴。

传统管理系统喜欢二分法：已提交 / 未提交，已完成 / 未完成。可现实中的工作流，更多是‘卡在中间’。

比如人事在等背调结果，采购在等报价回复，项目经理在等资源排期。这些都不是‘不动’，而是‘等待中的流动’。

蓝点系统让我们意识到，真正该管的不是‘有没有完成’，而是‘为什么停在这里’。

于是我们在流程里加了一个‘阻塞原因’字段。现在每份停滞超过两天的表单，都会弹出一个选择框：

• 等上级审批
• 等外部反馈
• 资源未到位
• 暂缓执行
• 其他（请填写）

数据一出来，吓一跳：68%的‘未完成’卡点，根本不在申请人身上。

比如市场部那份拖了两周的推广方案，原因是设计组排期满了。这不是执行力问题，是资源分配问题。

草稿箱成了组织的‘呼吸记录’

现在回头看，那个每天删草稿的定时任务，像极了某些管理者试图用‘表面整洁’来掩盖流程缺陷。

而当我们不再把草稿视为垃圾，反而开始分析它的存在逻辑时，系统才真正活了起来。

有意思的是，蓝点的仪表盘最近多了个‘草稿活跃度’图表。X轴是天数，Y轴是编辑频次，每个点代表一份草稿的生命轨迹。

有的像心电图一样起伏，说明多人协作频繁；有的长期平直，突然飙升，可能是临门一脚；还有的反复保存又关闭，大概率是当事人在纠结措辞。

HR总监看了说：‘这哪是数据图，这是组织的情绪曲线。’

上周张主任主动来找我，说想把‘草稿留存率’加进部门考核指标里。

‘不是看谁交得多，’他顿了顿，‘是看谁能让重要的事，一直活着。’